이벤터스가 함께한 세일즈 웨비나, 기획부터 운영까지의 비하인드

B2B 이벤트를 준비하려고 하면, 무엇부터 해야 할지 막막하기 마련입니다. 주변 레퍼런스를 찾아봐도 성공 사례는 많지만 실제 준비 과정은 어떤지 알기 어렵죠. 그래서 많은 분들이 궁금해하는 세일즈 웨비나 운영기를 정리해 봤습니다. 몬드리안에이아이와 이벤터스가 함께 만들어 간 웨비나 비하인드 스토리를 살펴보세요.

🔎 어떤 웨비나였나요?

01. 기획

첫 킥오프 미팅에서 가장 긴 시간 이야기한 아젠다는 타깃이었습니다. 몬드리안에이아이의 Runyour Agent는 사내 AI 도구를 하나로 묶어 관리하는 서비스로, 실무 측면에서는 개발자에게 용이하고 기업 측면에서는 경영과 DX의 리더급에게 필요한 서비스였습니다. 이용자의 폭이 넓다는 것은 좋은 일이지만, 행사를 기획할 때에는 하나의 타깃으로 좁히는 과정이 필요합니다. 세일즈로 이어질 리드가 필요했고 사내 AI 도입은 실무자 개인이 결정할 수 없는 사안이라, AX와 경영 직무의 C-Level로 타깃을 좁힐 수 있었습니다.

다음으로, 행사의 주제는 고객의 페인 포인트에서 찾았습니다. AI 도입 이후 기업에서 겪는 큰 문제 중 하나는 부서마다 AI 계정이 흩어져 사용량과 비용을 알기 어렵고, 보안 우려와 불분명한 ROI까지 겹치는 상황이었습니다. 이 문제를 그대로 행사에 녹여냈습니다. 

새어나가는 AI 토큰, 이대로 괜찮은가?
비용 통제부터 사내 에이전트까지, 멀티 AI 운영 전략 웨비나

제목과 발표 내용에 기업명이나 서비스 이름은 넣지 않았습니다. 많은 기업에서 하는 실수 중 하나가 행사에서 제품과 기업 설명을 반드시 해야 한다고 생각하는 것입니다. 웨비나에 신청하는 사람은 자신이 겪는 문제를 해결하고픈 잠재 고객입니다. 아직 기업이나 제품에 대한 관심은 크지 않죠. 행사 주제뿐 아니라 발표 내용 또한 문제 해결 구조로 구성했습니다. 문제가 왜 생기는지, 해결하기 위한 접근법은 무엇이 있는지, 그리고 그 해법 중 하나가 제품이 될 수 있다는 점만 시사하는 흐름입니다.

02. 모객

기획한 콘텐츠로 행사를 개설했다면, 이제부터는 모객입니다. 모객은 크게 두 방향으로 나뉩니다. 이미 우리를 아는 고객을 신청으로 전환시키는 것, 그리고 아직 우리를 모르는 고객을 신청하게 만드는 것입니다.

a. 기존 잠재 고객을 행사 신청으로 전환하기

뉴스레터와 블로그, 자체 소셜 채널을 적극 활용합니다. 이미 기업에 관심도가 있는 잠재 고객이라 신청 전환율이 높고, 별도의 비용도 들지 않습니다. 세일즈 담당자가 영업 콜이나 이메일을 보내기 전, 고객과의 온도를 높이기 위한 접점으로 활용하는 것을 추천합니다.

b. 신규 잠재 고객을 행사 신청으로 이끌기

잠재 타깃이 있을 만한 채널과 플랫폼을 활용하고, 때에 따라 유료 광고를 집행합니다. 몬드리안에이아이는 50만 MAU를 보유한 이벤터스 플랫폼의 노출 광고와 타기팅 광고를 함께 이용했습니다.

모객만큼 중요한 것이 신청 단계의 리드 검증입니다. 본 웨비나는 회사 이메일로만 신청할 수 있도록 하고, 사내 AI 활용 현황과 조직 규모를 함께 확인했습니다. 신청 단계에서 ICP에 맞는 리드인지 검증하는 과정입니다. 그 결과 총 189명이 신청했고, 이 중 143명이 참가 확정되었습니다. 

03. 사전 점검

a. 모객 현황

모객이 어느 정도 진행되면 신청 현황을 들여다봅니다. 목표한 타깃이 충분히 들어왔는지 확인하는 과정입니다. 부족한 부분이 보이면 남은 기간의 홍보 방향을 조정하거나 콘텐츠를 보완해 볼 수 있습니다.

b. 발표 콘텐츠 기획 및 점검

발표 콘텐츠를 기획할 때는 신청자가 남긴 사전 질문을 참고해 보세요. 잠재 고객이 지금 무엇을 고민하는지가 그대로 담겨 있기 때문입니다. 신청자 프로필과 사전 질문을 발표자에게 공유하면, 참가자가 듣고 싶은 내용을 중심으로 발표 방향을 잡을 수 있습니다.

발표자에게는 자료 제작 전에 가이드를 제공해야 합니다. 단순 제품 설명이 되지 않도록 정보 전달 중심으로 구성하고, 온라인 환경에서 읽히도록 폰트 크기와 슬라이드 분량까지 미리 제시하는 것을 권장합니다.

발표자 전원이 모여 실제 발표 흐름과 내용을 공유하는 스크리닝 미팅은 최소 D-7에는 진행합니다. 세션 간 주제가 겹치지 않는지, 제품 소개 비중이 커지지 않았는지, 출처를 표기해야 할 자료는 없는지 등을 점검하는 자리입니다. 기획에서 정한 방향이 자료까지 이어졌는지 보는 마지막 관문인 셈입니다.

c. 진행자 스크립트, 웨비나 레이아웃 준비

웨비나 당일은 예상보다 변수가 많습니다. 접속이 늦는 참가자가 있고, Q&A에 질문이 몰리거나 반대로 아예 없을 수도 있습니다. 그래서 상황별 진행 흐름을 미리 짜두고 대비해야 합니다. 진행 스크립트에는 오프닝 인사와 연사 소개, 세션 사이 전환 멘트, Q&A 유도 문구, 경품 추첨과 클로징 등 행사의 처음부터 끝까지의 진행 멘트를 담습니다.

웨비나 레이아웃은 발표 자료와 연사 화면의 비중을 고려해, 참가자의 환경에서 자료가 잘 읽히도록 구성합니다. 질문 창과 자막의 위치까지 미리 정해 두면 당일에는 진행에만 집중할 수 있습니다.

04. 운영 

a. 리허설

행사 시작 전에는 드라이 리허설을 진행합니다. 음향과 화면 공유 상태를 점검하고, 발표 자료가 순서대로 넘어가는지, 연사의 발표 톤과 속도는 어떤지 확인합니다. 진행 순서를 한 번 맞춰 보는 자리이기도 합니다. 이번 웨비나의 진행은 공동 주최사인 이벤터스가 맡았습니다. 모더레이터가 오프닝부터 세션 전환, 질의응답과 클로징까지 이끌었고, 몬드리안에이아이는 전하고자 하는 발표 콘텐츠에만 집중할 수 있었습니다.

b. 웨비나 참여

웨비나 송출과 운영은 이벤터스 온라인 솔루션을 활용했습니다. 신청 단계에서 검증을 거친 리드(참가 확정자)만 접속할 수 있는 형태로, 참여도와 밀도가 높은 웨비나 분위기가 조성되었습니다. 질의응답, 설문조사, 경품추첨 등의 참여형 프로그램을 중간에 운영함으로써 세션 중간 이탈을 방지하고 참여도를 높였는데요. 이 과정에서 자연스럽게 접속, 질문, 설문 응답 등의 데이터를 수집할 수 있었습니다. 

05. 사후 관리

행사 전후로 리드가 남긴 데이터 - 접속 기록, 질문, 설문 응답 등의 CRM 데이터를 분석해 마케팅 및 세일즈 우선순위에 맞춰 리드를 구분합니다. 팔로업은 행사 후 1주일 이내를 권합니다. 시간이 지날수록 참가자가 행사 내용을 잊고, 그만큼 반응률도 떨어지기 때문입니다. 도입을 적극 검토 중이라고 답한 리드는 세일즈가 바로 연락하고, 관심 단계에 있는 리드는 마케팅 콘텐츠로 관계를 이어갑니다.

어떤 콘텐츠로 연락을 이어갈지는 행사 전에 미리 준비해 두어야 지체 없이 팔로업할 수 있습니다. 신청은 했지만 접속하지 않은 참가자도 리드입니다. 관심이 있어 신청했으나 일정이 맞지 않았을 가능성이 크기 때문입니다. 발표 자료나 다시보기를 보내며 다시 접점을 만들 수 있습니다.

이 모든 과정은 모객 보장 행사 패키지로 진행되었습니다

본 웨비나는 기획부터 모객, 사전 점검과 운영, CRM 데이터 분석까지 이벤터스가 함께했습니다. 세일즈 웨비나 한 번을 준비하는 데는 통상 6주 정도 소요됩니다. 이 중 모객과 운영처럼 손이 가장 많이 가는 영역을 이벤터스가 전담했습니다. 그 결과 발표사가 실제로 투입한 일수는 약 5일 정도로 줄었고, 남은 시간은 발표 콘텐츠와 후속 세일즈에 쓸 수 있었습니다.

모객 보장 행사 패키지는 B2B리드 100개 획득은 물론, 우리 행사에 딱 맞는 타깃 모객부터 콘텐츠 기획, 운영까지 이벤터스가 함께합니다. 우리 행사에는 어떻게 적용할 수 있을지 궁금하시다면 아래에서 확인해 보세요.