[BES 2026] 행사에 사용한 돈은 어떻게 계약으로 돌아올까요? : 세션 하이라이트 (1)

지난 7월 23일, 이벤터스가 주최한 국내 최초 행사 컨퍼런스 BUSINESS EVENT SUMMIT 2026이 막을 내렸습니다. 총 9명의 연사가 무대에 올랐고, 현장에는 약 300여 명의 참가자가 함께해 주셨는데요. 이른 아침부터 저녁까지, 비즈니스 행사와 관련된 이야기로 가득했던 뜻깊은 컨퍼런스였습니다. 

이번 컨퍼런스에 관심 있으신 분들을 위해  BES 2026 세션 하이라이트를 총 3부작으로 제작했습니다. 비즈니스 행사 도메인의 전문가들이 어떻게 행사를 바라보고 있고, 활용하는지 이번 콘텐츠를 통해 확인해 보세요. 

세션 소개

키노트 : 글로벌 비즈니스 이벤트 현황 및 트렌드 (동덕여대 윤영혜 교수)

세션 1 : 잠재 고객 획득을 위한 행사 개최 A-Z : 기획부터 세일즈까지 (이벤터스 서지혜 매니저) 

세션 2 : 제품 홍보를 위한 전시/부스 참가 A-Z : 탐색부터 운영까지 (마이페어 정다운 프로)

키노트. 글로벌 비즈니스 이벤트 현황 및 트렌드 (동덕여대 윤영혜 교수)

"동료 실무자가 왔다는 것, 그 자체가 이벤트가 만들어내는 비싼 광고 효과예요."

젠슨 황의 치킨집 회동은 표면일 뿐, 진짜 의도는 26만 GPU에 있었다. 

젠슨 황의 강남 치킨집 회동을 기억하시나요? 이는 당시 큰 이슈가 됐었습니다. 하지만 이는 표면일 뿐, 실질적인 계약은 같은 주에 진행된 APEC CEO 서밋 행사에서 성사됐습니다. 26만 GPU 딜. 엔비디아는 그 주에 인류 최초의 5조 달러 기업이 됐습니다. 즉, 화제는 치킨집에서 만들어졌지만, 돈은 비즈니스 이벤트에서 움직였다고 볼 수 있습니다.

글로벌 기업은 이미 B2B마케팅 예산의 40.8%를 행사에 쓰고 있습니다.

글로벌 비즈니스 이벤트 산업의 지출은 연 1.3조 달러, 여기에 걸려 있는 일자리만 2,420만 개입니다.  (출처 : EIC/Oxford Economics) 이에 따라 기업 내 예산 분배도 움직이고 있습니다.  B2B 마케팅 예산에서 전시와 이벤트가 차지하는 비중은 40.8%로, 그 어떤 채널보다 큰 비중을 차지하고 있습니다.  비즈니스 이벤트  담당자의  52%는 이벤트를 ROI가 가장 높은 채널로 꼽았고요. 이유는 간단합니다.  B2B 파이프라인, B2C 브랜드, B2G 정책 네트워크까지 한자리에서 챙길 수 있는 채널이 행사 말고는 없기 때문입니다.

세일즈포스와 엔비디아는 전시회 참여와 함께 자신만의 무대를 만들고 있습니다.

CES와 다보스 등 전시회에 활발하게 참가하던 기업들이 이제 자체 행사를 열고 있습니다. 세일즈포스의 Dreamforce(4.5만 명), 엔비디아의 GTC(현장 2.5만 명), AWS의 re:Invent(6만 명)가 그 예인데요. 이는 물론 하루 아침에 되는 일은 아니며 긴 호흡이 필요합니다. 하지만, 그 만큼의 임팩트가 있는 채널이기에 자체 이벤트 개최는 충분히 고려할 만한 활동입니다. 

✍️Editor's Comment - 키노트의 핵심 메시지는 이벤트를 효과적인 마케팅 채널로 규정하고, 우리 기업만이 할 수 있는 행사를 개최하는 것이 필요하다는 것입니다. 참가자에서 주최자로 가는 장기적인 로드맵을 구성해 보는 건 어떨까요? 

세션1. 잠재 고객 획득을 위한 행사 개최 A-Z : 기획부터 세일즈까지 (이벤터스 서지혜 매니저

"행사에 참여한 고객은 거래 전환 속도가 빨라집니다. 딜 클로징 기간이 20일 짧아졌다는 조사도 있어요. 행사는 성과 뿐 아니라 '속도'를 내는 채널이에요."

AI가 콘텐츠를 쏟아낼수록, 직접 만나는 행사가 귀해진다

AI의 시대, 체크리스트, 템플릿, 리포트 등 AI가 무한히 찍어낼 수 있는 콘텐츠로는 이제 고객의 마음이 움직이지 않아요. 남은 희소재는 하나, 직접 만나는 자리입니다. B2B 이벤트가 다시 주목받는 이유예요.

"많이 왔으면 좋겠다"는 기획은 실패할 수 밖에 없다. 

행사를 기획할 때 가장 먼저 할 일은 주제 선정이 아니라, '어떤 고객을 모을 것인가'를 정하는 일입니다. 산업, 기업 규모, 직무, 직급. 이 네 가지를 기반으로 이상적인 고객(ICP)의 조건을 구체화 하는 작업이 반드시 필요합니다. 타깃이 정해지면 그에 맞춰 행사 주제를 잡고, 참가 대상을 명시하고, 사전 설문을 설계해 타깃을 필터링 합니다. 또한, 참가자를 필터링 하기 위한 기업 이메일 인증이나 보증금 같은 허들은 모객을 방해하기 보다는 리드의 질을 올리기 위한 장치입니다. 

행사가 끝나면 리드에 점수를 매기는 작업이 필요합니다. 

누가 참석했고, 무엇을 질문했고, 어떤 자료를 받아 갔는지. 행동 데이터로 점수를 매기면 세일즈 팀에 전달할 고객이 보입니다. 당일 운영 뿐만 아니라, 사후에 자료집, 커피챗, 1:1 미팅으로 이어가고 CRM에 연결하는 것까지가 행사예요. ROI 계산도 냉정하게 해야 합니다.서지혜 매니저는 "오늘 제가 연사로 선 이 시간에 세일즈 콜을 못 했잖아요. 이러한 인건비까지 비용에 넣으셔야 해요."라고 이야기하며, 철저한 계산이 반드시 필요하다고 강조했습니다.

✍️Editor's Comment - 해당 세션에서 집중해야 할 포인트는, 성공적인 행사는 모객이 아니라 '선별'에 집중해야 한다는 점입니다.  단순히 사람을 많이 모으는 게 아니라, 우리 행사에 꼭 와야 하는 타깃을 구체화 하고 사후 액션까지 설계하는 것. 행사는 철저한 준비와 계산이 필요한 활동입니다.    

세션2. 제품 홍보를 위한 전시 및 부스 참가 A-Z : 탐색부터 운영까지 (마이페어 정다운 프로)

"자주 뵙는 고객사 영업팀 차장님이 그러시더라고요. '전시회는 영업 부서의 일년치 먹거리다.'"

평균 참가비는 2,740만 원. 계약까지 가는 바이어는 단 한 두 곳.

전시회 참가 비용 1억 원 당 7.5억 원의 수출 유발 효과가 발생한다고 합니다. 숫자는 화려하죠. 하지만, KOTRA 무역 신문 조사에 의하면 한 번의 전시회에서 상담한 바이어의 숫자는 30~50명, 그 중 최종 계약까지 가는 곳은 단 1~2개(44.9%)라고 합니다. 즉, 단순 전시회 참가에 의의를 두는 순간 수 천만 원을 쓰고 빈손으로 돌아올 가능성이 매우 높아집니다. 

현장 미팅 42건의 비밀? 사전 접촉 400명

전시회 참관객의 90%는 어느 부스에 갈지 미리 정하고 오기 때문에, 승부는 전시회 당일이 아니라 그 전에 난다고 볼 수 있습니다. 이를 위해 목표한 미팅 수의 10배를 사전에 접촉하는 게 필요합니다. 초청장이나 링크드인 등을 통해 바이어의 일정에 먼저 들어가는 게 필요하죠. 

"우리 회사는 작아서 그렇게는 못 해요."라는 생각을 가진 분들에게 정다운 프로는 임직원 열 명이 안 되던 시절, 꾸준한 컨택을 통해 사전 미팅 58개 사, 현장 미팅 130개 사, 현장 계약 11건을 달성했던 마이페어의 경험을 소개했습니다. 또한, 부스의 차별화 된 포인트 1개와 핵심 문구 1개를 확실하게 정하는 것의 중요성을 강조했습니다. 

현장 계약 0.6%, 팔로우 업 후 계약 21%! 끈질긴 연락이 필요합니다. 

미국 전시 협회 통계에 의하면, 전시회에 참가한 1,850개사 중 현장에서 바로 계약한 곳은 12개(0.6%). 팔로우 업을 통해 계약을 체결한 곳은 388개(21%)라고 합니다. 즉, 끈질긴 연락이 결국 성과를 만들어 낸다고 볼 수 있는데요. 전시회의 승부는 사전과 사후 팔로우 업에 달려 있습니다. 

✍️Editor's Comment - 전시회 참여는 단순 행사가 아닌, 영업 파이프라인의 일환입니다. 사전 작업부터 현장 세일즈, 사후 대응까지 이어지는 긴 퍼널이 필요하죠. 우선적으로 우리 부스의 차별화 포인트 1개와 3초 안에 참관객에게 임팩트를 줄 수 있는 핵심 문구 1개를 준비해 보는 건 어떨까요?