행사 준비 일정표: D-60부터 당일까지 할 일 총정리 (+일정표 템플릿)

행사 장소나 연사 섭외로 인해 고민하신 적이 있으신가요? 기획 단계에서 장소 대관이나 연사 섭외가 늦어지면 행사 페이지 오픈이 밀리고, 페이지가 밀리면 모객 기간이 줄어듭니다. 행사 준비는 순서와 시점을 정하는 게 절반이라고 할 수 있는데요. 

그래서 오프라인 세미나를 기준으로, 행사 60일 전부터 행사 후 1주일까지 시점별로 할 일을 정리했습니다. 마지막에는 그대로 복사해 쓸 수 있는 일정표도 넣었어요. 

콘텐츠 3줄 요약

• 장소 대관과 연사 섭외는 승인이 필요하기에, 최소 행사 60일 전에 시작하면 여유가 생깁니다.
• 모객은 D-30 전후에 시작하고, D-14부터는 참가 확정과 리마인드에 집중합니다.
• 행사 후 1주일 안에 후속 메일 발송과 성과 정리가 끝나야 합니다. 

1. 행사 준비, 왜 D-60부터 시작할까요? 

준비 기간이 가장 오래 걸리는 일은 장소 선정과 연사 섭외입니다. 상대의 승인이나 회신을 기다려야 하기 때문인데요. 

무료 대관 장소는 특히 그렇습니다. 예를 들어, 디캠프는 신청 후 매주 월요일에 심사하고, 북촌 한옥청은 연 2회(5월, 11월) 공고 후 추첨으로 대관 단체를 정하는데요. 원하는 날짜에 장소를 잡으려면 신청 기간부터 확인해야 합니다. 

연사 섭외도 비슷합니다. 섭외 메일, 회신, 일정 조율, 발표 주제 확정까지 논의할 내용이 많기에, 적어도 D-60부터는 준비해야 합니다. 

2. D-60 ~ D-45: 목표와 뼈대 정하기

이 시기에는 행사의 목표가 무엇인지, 어떤 고객을 대상으로 모객을 해야 하는지를 정합니다. 이후의 모든 결정은 이 두 가지를 기반으로 정해진다고 볼 수 있는데요.

• 행사 목표: 신규 리드 확보, 기존 고객 관리, 브랜드 인지도 등 하나의 뾰족한 목표를 세웁니다. 
• 타깃: 직무, 직급, 산업군까지 구체적으로 적습니다. 사전 설문 문항도 이를 기반으로 구성해요.
• 예산: 장소, 연사 사례비, 케이터링, 굿즈, 홍보비로 나눠 항목별 상한을 정합니다.
• 장소: 수용 인원, 와이파이와 콘센트, 주차, 대중교통 접근성을 확인하고 대관을 신청합니다.
• 연사: 섭외 메일을 보내고, 회신이 늦어질 때를 대비해 후보를 한 명 더 둡니다.

3. D-30 ~ D-21: 행사 페이지 게시 후 모객 시작

행사 장소와 프로그램, 연사가 확정되면 행사 페이지를 게시합니다. 

• 행사 페이지: 일시, 장소, 프로그램, 연사 소개를 담습니다. 연사의 이름, 소속, 발표 주제를 미리 공개하면 잠재 고객이 신청할 이유가 분명해져요. (📌행사 페이지 예시)
• 사전 설문: 타깃인지 판별할 질문을 신청 폼에 1~2개 넣습니다. 참가자를 선별할 계획이라면 신청 단계에서 그 사실을 알려 주세요.
• 자사 채널 홍보: 뉴스레터, SNS, 고객 메일링처럼 이미 가진 채널부터 일정에 넣습니다.
• 외부 홍보: 자사 채널만으로 모객이 부족하면 행사 플랫폼 광고를 검토합니다. 원하는 타깃만 골라 모객을 하고 싶다면 행사 광고 상품을 이용하는 걸 추천드려요. (📌이벤터스 광고센터)

4. D-14 ~ D-7: 참가 확정과 리마인드

참석 신청도 중요하지만, 신청한 사람이 실제로 행사장에 오게 만드는 일 또한 중요합니다. 특히 무료 행사의 경우에 참석자는 신청 후 일정을 잊는 경우가 종종 있는데요. 이를 방지하기 위해 리마인드 메일 발송은 필수입니다.

하나의 예시로, 이벤터스가 주최한 B2B 마케팅/세일즈 전략 관련 행사에서는 총 네 번에 걸쳐 참가 확정 메일과 리마인드 메일을 보냈는데요. 

그 결과 신청자 306명 중 참가 확정자 165명, 실제 참석자 145명으로 참석률 88%를 기록했습니다. 이 시기에는 현장에서 사용할 비품 준비도 필요합니다. 명찰, 엑스 배너, 굿즈, 사은품 등은 제작 기간이 있으니 적어도 D-10 전에는 주문을 마치세요.

5. D-3 ~ D-1: 최종 점검

• 리허설: 행사장과 같은 환경에서 큐시트를 들고 한 번 이상 맞춰 봅니다. 마이크, 화면 송출, 인터넷을 함께 확인하세요.
• 큐시트와 대본: 순서, 시간, 진행 멘트, 송출 화면을 한 문서에 정리합니다.
• D-1 리마인드: 일시, 장소, 주차, 입장 방법을 다시 보냅니다. 당일 오전에는 확인이 빠른 문자로 한 번 더 보내는 것을 추천해요.
• 등록 데스크: 참가자 명단, 체크인 방법, 현장 등록 절차를 스태프와 공유합니다.

6. 행사 당일: 입장부터 마무리까지

• 입장: 등록 데스크 운영은 행사의 첫인상입니다. 체크인 방법을 미리 정하고, 참석자를 어떻게 행사장으로 안내 지 명확한 가이드가 필요합니다. 
• 진행: 세션 발표, 질의응답, 경품추첨 등 시간에 맞게 진행합니다. 연사 발표가 정해진 시간을 넘지 않도록 주의해야 합니다. 
• 마무리: 참가자가 자리를 뜨기 전에 만족도 설문 링크를 공유합니다.

7. D+1 ~ D+7: 후속 메일과 성과 정리

• 감사 메일: 행사 다음 날 보냅니다. 발표 자료(공유가 어려우면 요약본)와 설문 링크를 함께 넣으세요.
• 설문 정리: 만족도와 다음 행사에 바라는 점을 정리합니다. 질문이 고민이라면 행사 설문조사 유형별 질문 리스트 20선을 참고하세요.
• 성과 정리: 신청자, 참석자, 참석률, 유입 경로, 리드 수를 한 장에 정리합니다.
• 리드 후속: B2B 행사라면 관심도가 높은 참석자부터 영업팀에 넘깁니다.

8. 행사 준비 일정표 (복사해서 쓰세요!)

위 내용을 시점별로 한 장에 모았습니다. 담당자 칸을 채우고 완료할 때마다 체크해 보세요.