안녕하세요. 이벤터스 오퍼레이터 지혜에요 😉 오늘은 “하이브리드 행사가 증가하는 이유와 하이브리드 행사에서 참가자를 관리하는 방법”을 다뤄보려 해요.
2020년 코로나 팬데믹으로 오프라인 행사의 온라인 전환이 일어났어요.
앞으로는 온라인, 오프라인이 결합된 하이브리드 방식의 행사가 증가할 것으로 전망하고 있는데요.
대규모 행사인 국제회의의 경우 2021년부터 온라인 전환이 빠르게 일어나면서 하이브리드 행사 수가 전년 대비 무려 6배 증가했어요.
대규모 행사 외에, 중소규모의 하이브리드 행사가 많지 않았던 이유는 무엇일까요?
사회적 거리두기의 제약도 있지만, 행사 주최자나 기획자가 짊어져야 할 부담도 그 이유가 될 거예요.
✅ 감염자 발생 및 확산에 대한 위험
✅ 방역지침 준수를 위한 업무 증가 (접종 여부 확인, 방역, 지자체 허가 등)
✅ 하이브리드 행사에 추가되는 리소스 부담 (비용, 인력 등)
✅ 하이브리드 행사 성과 측정에 대한 어려움
우리에게 익숙하고, 잘 해왔던 오프라인 행사를 개최하기 위해 거리두기 완화를 기다렸던 이유이기도 했죠.
그럼에도 불구하고, 앞으로는 하이브리드 행사가 지속될 것이라고 합니다. 왜일까요?
🔍 하이브리드 행사가 증가하는 이유
📈 *디지털 전환(DX)이 가져온 효과
행사의 온라인화는 단지 팬데믹으로 인한 유행은 아니에요.
디지털 전환의 가속화가 우리의 삶에 가져온 긍정적인 효과들이 온라인, 하이브리드 행사의 지속성을 설명할 수 있어요.
앞서 설명해 드린 국제회의 사례를 보면, 전년 대비 참가 인원이 3배 이상 증가한 것을 볼 수 있는데요.
행사의 온라인화로 접근성이 향상되면서 참가자들은 시간과 비용이 절감되는 효과를 몸소 느꼈기 때문에 온라인 참여는 계속될 거예요.
*디지털 전환(DX)? 디지털 기술을 사회 전반에 적용하여 전통적인 사회 구조를 혁신시키는 것
💡 하이브리드 행사의 장점
- 국내, 해외 참가자 수 증가, 접근성 향상
- 국내, 해외 연사 섭외 용이
- 행사 참가자의 시간과 비용 절감
- 불필요한 환경 오염 감소
📝 하이브리드 행사 참가자를 위한 기획자의 준비
1. 참가자 경험, 같게 또 다르게
온라인 참가자의 접근성이 높아졌지만, 노쇼(No-show)나 이탈률도 높아졌어요.
따라서, 행사의 콘텐츠에 집중하고 참여할 수 있는 환경을 조성하는 것이 중요합니다
✔ 온라인 - 오프라인 참가자가 연결될 수 있도록, 그리고 온라인 참가자가 소외되지 않도록 프로그램을 설계해보세요.
✔연사에게 질문을 하거나, 참가자 간 대화를 할 수 있는 소통의 창구를 마련해주세요.
✔퀴즈나 경품추첨 등 이벤트 프로그램에 모두 참여해 동일한 경험을 갖게 해주세요.
🍯Tip! 딜레이를 최소화한 이벤터스 *WebRTC 스트리밍과 인터랙션 기능으로 온오프라인 참가자에게 동일한 경험을 제공해보세요.
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그러나, 시간과 비용을 들여 행사장까지 방문하는 오프라인 참가자를 위한 혜택도 잊지 마세요.
행사의 핵심 경험은 같게, 그 외의 경험은 차별화되도록 혜택을 제공해주세요.
✔ 연사, 참가자 간 네트워킹 기회
✔ 오프라인 참가자만을 위한 프로그램 (현장 멘토링, 이벤트 등)
✔ 행사장 내 엔터테인먼트 요소 (포토존, 휴식 공간, 케이터링 등)
✔ 행사의 여운을 남길 기념품 등
2. 참가자 관리, 같게 또 다르게
하이브리드 행사의 참가자의 관리는 어떻게 해야 할까요?
참가자의 모집 경로를 단일화하면 참가자의 혼선을 줄일 뿐 아니라, 호스트의 업무 효율성을 높여줍니다.
이벤트 플랫폼에서 참가자를 모집하고, 리마인더(문자/이메일)를 보내고, 참석 여부를 확인하고, 행사를 진행하고, 통계 데이터까지 한 곳에서 확인할 수 있다면 더욱더 말이죠.
그렇다면 온/오프라인 참가자의 활동 공간이 나뉘기 시작하는 행사 당일, 참가자의 출석과 동선은 어떻게 확인하고, 관리할 수 있을까요?
✔ 오프라인: QR코드 출석체크, 명찰 출력, 행사장별 입장 인원 확인
✔온라인: 세션별 웨비나 시청 기록 확인, 온라인 출석체크 기능 이용
🍯Tip! 이벤터스 출석체크 기능과 명찰 출력 솔루션으로 참가자 출석과 동선을 쉽고 빠르게 관리해보세요.
