행사 참가자가 가장 궁금해하는 '행사 요소 10가지'

행사 모객부터 운영까지, 올인원 행사 서비스를 제공하는 이벤트 플랫폼 이벤터스입니다. 가장 기본적이지만 놓치기 쉬운 행사 인사이트를 공유합니다. 바로 우리 행사의 고객, ‘참가자’ 들의 목소리입니다. 매월 약 1,500개의 행사가 개최되는 이벤터스는 행사마다 참가자들의 VoC(고객의 소리)를 통해 서비스를 개선해 나가고 있는데요. 작년 한 해에도 약 1만여 개의 행사 리뷰가 쌓였어요. 그 중 가장 많이 받은 참가자 피드백을 요약 정리했으니 곧 있을 행사 준비에 참고해 보세요 👀

📝 콘텐츠 요약 

• 참가자 만족도에 감점을 준 행사 요소
• 참가자 만족도를 높이는 10가지 안내 사항
• 참가자 행사 경험을 높이는 3가지 방법

참가자 만족도에 감점을 준 ‘행사 요소’

행사 안내 · 행사 입장 · 행사 참여 총 3가지의 행사 과정으로 참가자들이 가장 많이 남겨준 피드백을 분류하고, 구체적으로 행사 참가자가 남긴 피드백을 종합해 보았어요.

1️⃣ 행사 입장 관련
 

• 입장 지연 및 공간 협소  '입장 대기 줄이 길어요' '입장 공간이 좁아요'
• 사전 신청자에 대한 혜택 부재   '현장 등록자와 동일하게 입장했어요'
• 별도 안내 없이 입장 제한 및 마감  '현장에 도착하니 입장이 마감됐어요'

2️⃣ 행사 공간 관련
 

• 행사장 수용 인원 초과  '행사장 좌석이 부족해요' '이동 동선이 좁아요'
• 착석에 대한 안내 부족  '지정석 또는 선착순 착석인지 몰랐어요'
• 행사 음향 문제  '스트리밍이 끊겨요' '마이크 소리가 작아요'
• 행사 환경 및 시설 문제  '행사장이 더워요(추워요)', '주변 소음이 심해요'
• 기타 옵션 제공 문제  '주차가 불가해요' '물이 없어요' '콘센트가 없어요'

3️⃣ 행사 진행 관련
 

• 행사 변동 사항 안내 부재  '안내 없이 행사가 취소됐어요, 연기됐어요'
• 행사 타임 테이블 지연  '정시 시작을 하지 않았어요' '세션별 지연이 심했어요'
• 행사 프로그램 구성 문제  '세션의 시간이 너무 짧았어요' '쉬는 시간이 너무 길었어요'
• 행사 측의 과도한 운영 및 통제  '동의 없이 촬영했어요' '지나친 의전이 방해되었어요'
• 행사 운영 인력 부족 및 대처 미흡  '문의를 할 스태프가 없었어요'

💡 행사 진행 관련 피드백 중에서는, 특히 다른 참가자들의 불편한 행동에 대한 행사 측의 미흡한 대처를 담은 내용들이 많았는데요. 참가자가 불편함을 느낀 행위에는 '일행 자리 맡기', '큰 소리로 대화하기', 음식 섭취하기', '행사 중 자리 이동하기' 등이 있었어요.

참가자들이 ‘미리 안내 받길 원하는 10가지’

참가자들이 남긴 수많은 피드백, 미리 관련 사항을 안내하는 것만으로도 참가자들이 겪는 혼선과 불편함을 줄일 수 있습니다. 하단 사항을 참가자들에게 안내해 보면 어떨까요? 행사 모집 페이지에, 행사 참석을 독려하는 리마인드 메일에, 그리고 행사 현장에서 반복적으로 공지하세요. 

그럼, 참가자 만족도를 높이기 위해서 어떻게 해야 할까요?

행사에 대한 참가자의 경험은 행사장에 도착하는 순간부터 일까요? 정답은 NO! 참여하고자 하는 행사에 신청하는 순간부터 참가자의 행사 경험은 시작됩니다. 참가자들의 피드백을 바탕으로 참가자 만족도를 높이기 위한 요소를 행사 신청 · 입장 · 현장 운영 상황 별로 정리했습니다. 

✅ 행사 안내/공지

참가자들의 확인이 필요한 행사 사항을 미리 안내하세요. 이메일과 문자 발송 기능, 행사 페이지의 공지/안내 영역을 활용할 수 있어요. 

• 사전 행사 이메일 · 문자 발송하기
  이벤터스에서 행사를 개설한다면, 신청한 참가자 또는 채널 구독자에게 이메일과 문자를 보낼 수 있어요.

• 행사 페이지 공지/안내 작성하기
  행사 신청 페이지에 노출되는 행사 공지/안내를 작성할 수 있어요. 행사 페이지 방문자 모두에게 보여요.

✅ 행사 입장 관리

행사장에 도착하는 순간부터는 참가자들의 직접적인 행사 경험이 시작됩니다. 어떤 순간이든 첫 인상이 중요한 만큼, 행사장에서도 마찬가지에요. 행사장에 입장하기 전, 등록 및 입장을 관리하는 방식에 따라 참가자 경험은 완전히 달라질 수 있어요.

• 사전 등록자 / 현장 등록자 간의 구분
  행사 입장 시 사전/ 현장 참가자 간의 라인을 명확하게 하여 참가자를 입장 시켜요.

• 입장 시 발생할 수 있는 문제 사항 사전 체크
  참가자 입장 과정이 대기나 지연 없이 원활하게 이뤄질 수 있도록 참가자 명단 검토 및 명찰 출력 시스템 점검 등을 사전에 여러 번 확인해요.
   
• 좌석 배정의 형평성 체크
  좌석 배정 시 형평성에 어긋나는 문제는 없는지, 관련 안내가 사전에 충분히 이뤄졌는지 검토해요.

✅ 행사 현장 운영

행사 진행 중, 현장 운영 방침에 따라서도 참가자의 만족도가 달라질 수 있어요. 그만큼 운영 사무국 에서는 현장 운영 가이드라인을 제작하고 스태프에게 미리 교육 하면 좋아요.

• 참가자 몰입 방해 요소 체크
  운영 측의 지나친 사진 촬영과 과도한 의전은 주의해야 해요.
   
• 촬영 초상권 사전 동의 
  행사 시작 전에 동의를 받아 동의하지 않는 분들에게는 스티커를 부착하여 촬영팀에서 식별할 수 있도록 하는 것이 좋아요.
   
• 올바른 현장 매너 공지
  큰 소리 대화, 음식 섭취, 자리 이동 등을 자제할 수 있도록 멘트를 사회자에게 전달하거나 현장에 비치 하는 것이 좋아요.

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