B2B 오프라인 행사, 리드 획득까지 연결한 운영 노하우

행사 모객부터 운영까지, 올인원 행사 서비스를 제공하는 이벤트 플랫폼 이벤터스입니다. B2B 행사를 준비하다 보면 콘텐츠 구성, 타겟 모객, 현장 운영, 리드 관리까지 다양한 고민이 뒤따르죠. 이벤터스 오프라인 행사 패키지는 이런 과정을 기획부터 운영까지 한 번에 해결해 드리고 있습니다. 이번 글에서는 행사 준비 진행 과정과 함께 현장에서의 생생한 운영 경험을 공유합니다.

📝 행사 정보

행사 명: 매출을 높이는 아웃바운드 세일즈 전략 A–Z

주최 기업:  이벤터스 & 도비 스튜디오 (하이퍼세일즈) *B2B 영업에 필요한 기업 데이터를 제공하는 서비스 운영

참여 기업: 그리팅, 아임웹

유형/규모: 오프라인 세미나, 약 100명 참가

광고 상품: 오프라인 행사 패키지

현장 솔루션: 키오스크 명찰출력 / 질의응답 / 경품 추첨 / 파일 공유 / 네트워킹 / 설문조사

B2B 오프라인 행사 패키지 살펴보기

이벤터스 오프라인 행사 패키지는 기획·홍보·운영·참가자 관리까지 한 번에 지원하고 있는 상품이에요. 특히 100명 모객 보장과 후속 액션까지 제공해 B2B 기업의 잠재 고객을 획득하는데 최적화된 행사 상품이에요.

1️⃣ 기업과 이벤터스가 함께 행사의 주제 및 세션 세부 내용을 포함한 행사 개요를 정해요

2️⃣ 행사 홍보와 소개에 필요한 디자인 소재를 이벤터스가 대신 작업해요

3️⃣ 행사 모집이 시작되면 잠재 고객 100명 모객을 목표로 이벤터스가 맞춤형 광고를 집행해요

4️⃣ 사전 행사 장소 대관 · 행사 당일 등록 데스크 · 현장 진행 모두 이벤터스가 운영해요 

5️⃣ 행사 참석자를 행동 데이터 기반으로 리드 스코어링을 구분하여 어떤 사람에게 어떻게 세일즈하면 성과가 좋을지 알려드려요

[매출을 높이는 아웃바운드 세일즈 전략 A-Z] 행사 과정

1️⃣ 행사 주제 및 세션 기획 : 우리 기업의 페르소나는?

행사 주제와 세션을 기획하기 위해 먼저 기업의 타깃 고객 페르소나(ICP)를 구체화했어요.
타깃 고객의 특성을 명확히 설정한 뒤, 이번 행사에서 해결하고자 하는 고객의 문제를 정의하고 이를 어떤 콘텐츠로 풀어낼지 기획했어요.

이번 행사의 주최 기업인 하이퍼세일즈는 B2B 영업에 필요한 기업 데이터를 제공하는 기업으로, 아웃바운드에 어려움을 겪는 세일즈 담당자를 주요 타깃으로 삼았어요. 이 타깃을 중심으로 세일즈 담당자들의 페인포인트를 콘텐츠화해, 세션의 발표자와 발표 내용을 구성했어요.

2️⃣ 행사 홍보 : 100명의 참가자 모객을 보장해요 

오프라인 행사 패키지의 핵심 서비스 중 하나는 잠재 고객 100명 모객을 보장한다는 점이에요.
이벤터스는 자체 채널을 기반으로 홈페이지 배너·콘텐츠 카드·카드뉴스·EDM 등 다양한 광고 상품을 믹스해 맞춤형 캠페인을 집행했어요. 

특히 행사 홍보에 필요한 디자인 소재(썸네일, 행사 상세페이지 등)도 이벤터스에서 직접 제작하기 때문에 준비 과정이 훨씬 수훨했어요.

3️⃣ 행사 현장 운영 : 솔루션으로 간편하게 진행해요

🎫 등록 데스크를 간소화하는 ‘키오스크 명찰출력’

현장에 도착한 참가자들은 문자로 받은 QR코드를 키오스크에 스캔함과 동시에 명찰을 출력하여 출석과 명찰 배부를 간편하게 진행했어요. 키오스크형 장비로 태블릿과 QR리더기가 일체형으로 구성돼 별도의 장비 설치 없이 현장 운영이 간소화 되었어요. 

🙌 세션 참여를 높이는 ‘오프라인 솔루션’ 활용법

이번 행사에서는 실시간 질의응답, 경품 추첨, 설문조사, 네트워킹, 파일 공유 등 다양한 오프라인 솔루션을 함께 활용했어요.
특히 단순한 기능 제공을 넘어 세션 참여를 촉진하고 행사 경험을 확장하는 방식으로 적극 활용했는데요, 구체적으로 어떤 방식으로 운영했는지 함께 살펴보세요.

	행사 세션 참여 데이터로 ‘온도 높은 리드’를 찾아내요 솔루션 기능은 참가자의 적극적인 참여를 이끌어낼 뿐만 아니라, 참가자 활동 데이터가 자동으로 기록되어 행사 이후 누구에게 세일즈 우선순위를 두어야 할지 판단하는 데 도움이 되었어요.
	솔루션 기능을 참가자 혜택과 연결해 참여도를 높였어요 행사 당일에는 질문을 남긴 참가자에게는 경품 추첨 기회를 제공하고, 설문조사에 응답한 참가자에게는 발표 자료집을 발송하는 방식으로 운영해 참여율과 데이터 수집 효과를 동시에 높였어요.

💬 실시간 질의응답 

세션 중 참가자들은 모바일을 통해 실시간으로 연사에게 질문을 남길 수 있었어요. 
특히 원하는 연사를 직접 지정해 질문을 남길 수 있어 더욱 구체적이고 깊이 있는 세션이 되었어요.

 

🎁 경품 추첨  이번 행사에서는 단순한 추첨이 아니라, 실시간 질의응답에 질문을 남긴 참가자만 추첨 번호를 받을 수 있도록 운영했어요. 덕분에 자연스럽게 더 많은 질문이 쏟아졌고, 참가자들의 적극적인 참여를 끌어낼 수 있었어요.
	💁‍♀️ 네트워킹 참가자들은 행사 페이지에서 서로의 프로필을 확인하고, 관심 있는 세션이나 기업을 중심으로 대화를 시작할 수 있었어요. 또한 메일, 메시지, 명함을 주고받으며 자연스럽게 네트워킹을 이어갈 수 있었어요.
📂 파일 공유  참여 기업들의 소개서를 공유해 참가자들이 참여 기업을 자연스럽게 알 수 있었어요. 이를 통해 행사 후에도 기업에 대한 관심과 후속 연결로 이어질 수 있었어요.
	📊 설문조사 세션 종료 후 설문을 제출한 참가자에게만 발표 자료를 제공했어요. 참가자는 자료를 받기 위해 응답에 참여했고, 운영진은 그만큼 더 많은 피드백과 데이터를 얻을 수 있었어요.

4️⃣ 행사 이후 : 데이터 기반으로 후속 액션을 취해요

행사가 끝난 뒤에는 현장에서 수집된 참석자 행동 데이터를 CRM에 페이지에서 확인하고,
리드 스코어링을 통해 누구에게 어떤 후속 액션을 취할지 우선순위를 정했어요.
 

1. 리드 정리와 행동 로그 확인

참가자 CRM 페이지에서 매겨진 리드 등급을 정렬해 리드의 우선순위를 확인했어요. 개별 참가자의 행동 로그(질문 등록, 설문 응답, 자료 다운로드, 명함 교환, 홈페이지 클릭 등)를 상세히 검토해 맞춤형 후속 전략을 수립했어요.

2. 맞춤형 팔로업 메일 발송

참석자의 행동에 따라 메일 내용을 다르게 구성했어요. 
단순 발표자료 전달이 아니라, 참가자가 보인 관심사와 행동에 맞춰 액션으로 연결한 것이 핵심이에요.

3. 팔로업 일정 관리

CRM 및 이메일 추적 툴을 적극 활용하는 것을 권장하여, 행동 기반으로 맞춤형 커뮤니케이션을 이어갈 수 있었어요. 

D+1 영업일까지 전체 리드를 1차 팔로업 D+7 영업일까지 메일 오픈·클릭·응답 내역을 확인해 맞춤형 2차 팔로업 💌 이후에도 어느 정도 시간이 지난 후 메일을 오픈 했을 경우 바로 팔로업 연락

 

🔻 등록 데스크 운영부터 세션 참여 기능까지, 전문적으로 행사 운영하기