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✅ 호스트명 : 스타트업얼라이언스
✅ 행사 유형 : 강연/세미나
✅ 참가자 규모 : 100~200명
✅ 도입 솔루션 : QR체크인, 명찰출력, 온라인 솔루션(질의응답, 설문조사, 경품추첨 등)
✅ 도입 이유
- 청중 관리의 어려움과 현장 Q&A 운영의 비효율성을 개선했어요.
- 담당자 2명의 업무를 QR체크인 솔루션으로 대체할 수 있었어요.
- 질의응답 솔루션을 활용해 QnA 세션 퀄리티를 올릴 수 있었어요.
- 청중의 반응과 행사 퀄리티에 더욱 집중할 수 있게 됐어요.
Q. 간단하게 본인과 소속팀 그리고 호스트님의 역할에 대해 간략히 소개해 주세요.
안녕하세요. 저는 스타트업얼라이언스 윤민혜 선임연구원입니다. 스타트업얼라이언스는 한국 스타트업 생태계의 성장과 글로벌 경쟁력 강화를 지원하는 비영리 공익법인입니다. 데이터 기반의 조사와 분석을 통해 스타트업 생태계에 필요한 정보를 제공하고, 규제 및 정책 이슈 발굴과 혁신 산업 발전을 위한 제도 개선을 제안하는 등 정책적 지원 역할을 수행하고 있습니다.
또한, 국내외 스타트업 네트워크 확대와 구성원 역량 강화를 위한 다양한 프로그램을 운영하고 있는데요, 대표적인 활동으로는 스타트업 생태계 컨퍼런스, 실리콘밸리의 한국인, 테헤란로 클럽 시리즈, 프레스데이 등의 행사가 있고, 스타트업 정책 보고서와 트렌드 리포트도 발간하고 있습니다.
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Q. 올해 1분기에만 10개 이상 행사가 진행됐다고요. ‘테헤란로트렌드클럽’, ‘프레스데이’ 등 주요 행사에 대한 소개 부탁드립니다.
“테헤란로트렌드클럽”은 저녁시간을 활용해 스타트업 업계가 알아야 할 트렌드와 인사이트를 제공하는 행사입니다. 최근 월 1회 행사를 진행하고 있는데요, 작년에 이어 올해는 <AI>를 주제로 AI전환의 중요성, AI전환 사례, AI전환을 돕는 스타트업들을 소개하고 있습니다.
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“테헤란로트렌드클럽”는 제가 행사의 기획과 운영을 맡고 있는데요, 시리즈 행사인 만큼, 트렌드 분석, 연간 스토리라인 구성, 행사 기획, 연사 섭외, 행사 운영 등을 직접 준비하고 있습니다. 이 행사의 목표 청중은 넓게 보자면 “AI 트렌드를 알고 싶은 스타트업 업계 사람들”인데요. 조금 더 세부적으로는 크게 아래 분들을 타겟으로 생각하고 있습니다.
✔️ AI 전환을 고민하는 스타트업, 기업의 대표, 임직원
✔️ 조직 내 AI 전환을 고민하는 실무자
✔️ AI 전환을 키워드로 창업을 꿈꾸는 예비 창업자
✔️ AI 전환 관련 산업에 관심 있는 투자자
Q. 팀 내에서 행사에 필요한 인력 구성과 업무 관리는 어떻게 하고 계신가요?
저희 스타트업얼라이언스는 PM(Project Manager) 제도로 모든 프로젝트를 운영하고 있습니다. 한 마디로 각 프로젝트를 맡은 구성원들이 기획부터 운영, 성과 관리까지 프로젝트 전반을 책임지는 구조입니다. 하지만 기획 단계부터 내외부 동료들의 많은 도움을 받고 있습니다.
AI 트렌드를 알고 적절한 연사를 찾기 위해서는 업계 AI 전문가들과 인터뷰가 필수적이고, 실제 행사 운영 현장에서는 오퍼레이팅을 도와주거나, 청중을 응대하고 사진을 찍어주는 동료분들의 역할이 매우 큽니다.
이벤터스 솔루션 활용 전에는 평균 80명에 달하는 청중분들의 등록을 접수하고 명찰을 나눠드리는 일만으로도 정말 벅찼습니다. 월마다 행사를 진행하면서 여러 이슈가 많았는데 이벤터스 솔루션을 활용한 덕분에 등록 절차도 수월해지고, 질문을 취합해 모더레이터, 연사에게 전달하는 것도 편해졌습니다! :)
Q. 거듭 행사를 준비하시다 보면 주제 선정, 연사 섭외, 청중 모집 등에 대해 고민이 많으실 거 같아요.
주제 선정에 있어서는 업계 전문가들의 의견을 많이 참고합니다. 리서치 업무와 행사 기획운영 업무를 병행하다 보니 AI 전문가를 자주 뵙게 됐고, 대화하며 AI 트렌드에 대해 학습하게 되는 것 같습니다. 연사 섭외를 위한 정보도 얻게 되고요. 그 외에는 AI 컨퍼런스에 직접 가보거나, 기존 연사의 추천을 통해서 새로운 연사를 발굴하고 있습니다.
저희는 지난 10년간 스타트업 생태계 발전을 위한 다양한 활동을 꾸준히 해온 기관이라, 뉴스레터, 홈페이지, 자체 SNS에서 유입되는 청중이 많습니다. AI에 대한 관심이 높아 많은 분이 행사를 찾아주시는데요. 좋은 청중분들에게 정보가 가게 하는 것이 항상 고민입니다!
비영리 공익법인으로서 제한적인 예산 내에서 무료로 행사를 운영하는 만큼, 업계에 정말로 도움이 되는 행사가 되도록 청중 모객 시 홍보 루트를 정말 많이 고민하는 편입니다. 스타트업 업계 사람들이 가장 활발히 활동하는 시간에 SNS에 포스팅을 한다든지, 주제가 개발직군에서 관심이 많으실 것 같은 경우 개발자 커뮤니티를 활용한다든지요.
Q. 24년 말부터 이벤터스 도입을 고민하시다가, 올해 2월 처음 이벤터스를 도입하셨다고 들었어요. 어떤 문제 해결을 위해 이벤터스를 처음 도입하셨나요? 다양한 솔루션 중 이벤터스를 선택하신 이유는 무엇인가요?
가장 큰 이유는 이벤터스에서 감사하게도 협업 제안을 주셨기 때문인데요. 그럼에도 불구하고 저희가 이벤터스 도입을 통해 해결하고자 했던 문제는 두 가지입니다. (1) 청중 관리의 어려움, (2) 현장 Q&A 운영의 비효율성입니다.
저희 행사에 신청하는 청중은 최대 180명 가량인데요,(100명 정원이지만 노쇼율을 감안해 참가자 모집) 모든 참가자 정보를 하나하나 관리하고, 리마인더를 보내고, 행사 현장에서 출석체크를 하는 것이 쉽지 않습니다.
구체적으로 말씀드리면, 예를 들어 구글 폼에서 신청받아 엑셀에서 한분한분 청중 출석체크를 할 경우, 저희 동료가 (1) 오신 분의 성함을 여쭤보고, (2) 이름을 엑셀에서 찾고, (3) 출석 체크란에 표시하거나 (3-1) 명단에 없는 경우 현장등록을 안내드린 뒤, (4) 출력된 명찰을 나눠주는 복잡한 과정이 필요합니다. 청중이 80~100명인 경우에는 2명 이상의 동료가 도와주셔야만 진행이 가능한데요. 이벤터스 QR체크인 기능을 쓰면서, 리마인더부터 현장등록까지 걸리는 인력과 시간의 소모가 확실히 줄었습니다.
Q. 첫 도입 후, 이어진 행사에서도 이벤터스를 활용해 주고 계신데요, 가장 활용도 높은 솔루션은 무엇인가요?
청중 관리와 더불어 Q&A세션 운영에도 큰 변화가 있었습니다. 실제 Q&A 세션을 운영해 보신 분이시라면 공감하시겠지만, 때로는 참가자께서 너무 구체적인 질문을 주시거나 방대한 질문을 주실 때가 있죠. 연사가 답하기 어렵거나 주제에 맞지 않는 질문을 주실 때도 있습니다. 이런 질문을 랜덤으로, 또는 하나하나 소화하기에는 시간과 행사의 품질이 정말 고민되는데요.
이벤터스 솔루션을 쓰면서 세 가지 효과가 있었습니다. (1) 다른 청중의 질문을 볼 수 있게 되니 중복되는 질문이 많이 줄었습니다. (2) 질문의 퀄리티가 상당히 올라갔습니다. (3) 고민이 많지만 shy한 청중들도 고민하면서 질문을 자유롭게 올릴 수 있게 됐습니다.
Q. 행사 운영 후 얻은 성과는 무엇인가요? 이벤터스를 사용한 후, 팀 내에서의 변화는 어떤 것이 있었나요?
가장 큰 성과는 더 양질의 행사를, 더 효율적으로 운영할 수 있게 되었다는 것입니다. 저희 스타트업얼라이언스는 센터장님까지 7명의 인원이 일하는 소규모 회사입니다. 따라서 동료들의 시간과 인력이 너무나 소중한데요. 출석체크와 같이 품은 많이 들지만 퀄리티는 비교적 낮은, 혹은 알바가 해도 되는 정도의 일들을 이벤터스 솔루션으로 대체할 수 있었다는 점이 가장 좋습니다. 행사 운영을 돕느라, 정작 행사 내용을 듣지 못했던 직원분들도 이제 연사들의 이야기를 잘 들을 수 있게 됐고요.
무엇보다 행사 운영 자체의 효율성이 올라가 청중들도 좋은 경험을 하고 있다고 믿고 있습니다. 사소한 운영에 쓰는 시간이나 신경 대신, 청중분들이 잘 집중하고 계시는지, 반응이 어떤지 더 살피고 반영하는 데 시간을 더 쓸 수 있으니까요.
Q. 25년 2분기에는 어떤 행사를 준비 중이신가요? 추후 행사에서 활용 계획이 있는 이벤터스 기능이 있다면 무엇인지, 어떻게 활용하길 구상하고 계신지도 궁금합니다.
2분기에도 월 1회 테헤란로트렌드클럽을 지속적으로 운영할 예정입니다. 올해 말까지 쭉 이어질 거고요, 지금까지처럼 QR출석체크와 리마인더 보내기, 현장Q&A 세션을 가장 많이 활용할 것 같습니다.
Q. 이벤터스 도입을 고려 중인 다른 호스트분들께도 추천의 말씀 부탁드립니다.
무엇보다 행사 운영의 효율성이 올라가는 솔루션이라고 생각합니다. 알바생이 해줄 수 있는 사소한 부분들(출석체크, 청중 마이크 전달)은 솔루션에 맡기고, 저와 동료들은 그 시간에 더 많은, 더 좋은 일을 할 수 있게 되었습니다. 행사 기획과 연사의 메시지 체크, 청중과의 소통과 같은, 행사 퀄리티를 높일 수 있는 일에 집중할 수 있는 것이 가장 큰 장점입니다.
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