행사 명찰 제작, 어디서부터 시작할까? 첫 행사 담당자를 위한 A to Z 가이드

행사 모객부터 운영까지, 올인원 행사 서비스를 제공하는 이벤트 플랫폼 이벤터스입니다. 행사 운영에서 가장 기본이면서도 중요한 일은 '참가자 명단 관리'와 '안정적인 출석 체크'입니다. 데이터가 남아야 현장 혼선을 줄이고, 행사 후 리포트나 후속 커뮤니케이션까지 이어갈 수 있죠.

하지만 처음 행사 담당을 맡거나 준비 업무가 한꺼번에 몰리면 명단 관리·출석 체크·명찰 출력 같은 핵심 운영이 의외로 쉽게 누락되기도 합니다. 이번 글에서는 등록데스크 업무를 처음 맡아도 놓치지 않도록, 명찰 제작과 운영 흐름을 단계별로 정리해드릴게요.

🙋‍♀️ 아래 고민 중 하나라도 해당된다면, 아래 가이드를 살펴보세요.

• 참가자 정보는 어떻게 정리하지?

• 명찰 디자인은 누가 하지?

• 출력은 미리 다 뽑을까, 현장에서 뽑을까?

• 등록데스크는 어떻게 운영하지?

행사 명찰 제작, 왜 중요할까요?

1. 등록데스크의 첫인상을 결정합니다

참가자가 행사에서 가장 먼저 마주하는 곳이 등록데스크입니다. 
줄이 길어지거나 현장에서 손글씨로 급히 작성하는 상황이 생기면, 행사 운영의 신뢰도가 떨어질 수 있어요.

2. 네트워킹과 브랜딩을 동시에 책임집니다

이름·소속·직함이 한눈에 보이는 명찰은 자연스럽게 대화를 시작하게 도와줍니다.
행사 로고와 컬러를 반영하면, 작은 명찰 하나로도 브랜딩 효과를 낼 수 있어요.

3. 출석 관리와 데이터 수집의 출발점입니다

QR체크인과 동시에 명찰을 출력하면, 출석 관리와 데이터 수집을 한 번에 처리할 수 있습니다.

명찰 제작 전에 먼저 정리해야 할 3가지

행사 조건을 먼저 정리하면, 우리 행사에 맞는 출력 방식, 명찰 정보 구성, 현장 동선을 빠르게 결정할 수 있습니다.

1️⃣ 예상 참가 인원

•  100명 이하 소모임 / 500명 이상 컨퍼런스 / 1,000명 이상 대형 행사
• 인원에 따라 출력 방식과 등록데스크 인력·장비 수가 달라집니다.

2️⃣ 행사 성격

• 네트워킹 중심 / 강연·교육 중심
• 명찰에 담을 정보를 결정할 수 있습니다.  

3️⃣ 참가자 등록 방법 

• 사전 등록자 / 현장 등록자
• 등록데스크에서 동선을 어떻게 나눌지 설계할 수 있습니다.

행사 명찰 제작 A to Z, 단계별로 따라가기

이제 실제로 행사 명찰 제작을 처음부터 끝까지 진행하는 흐름을 단계별로 정리해볼게요.

STEP 1. 참가자 명단 수집 및 관리

1️⃣ 참가자 신청 채널 정하기

• 이벤터스  행사 신청 페이지 

• • 무료로 행사 개설하기
• 구글 폼
• 자사 웹사이트
• 기존 CRM 리스트 

2️⃣ 참가자 수집 정보 정하기

참가자 신청 시 받는 정보는 명찰 제작을 고려하며 정리해보면 좋아요.

필수 정보: 이름 / 소속 / 직함 / 이메일 / 휴대폰 번호 

추가로 있으면 좋은 선택 정보

• 참가 유형 (연사/스폰서/STAFF/일반): 현장 동선 분리와 안내에 도움
• 세션/트랙 정보: 컨퍼런스 형 행사에서 유용
  
  

📍 실무자에게 유용한 TIP 

STEP 2. 명찰 정보 설계(앞·뒤 구성)

앞면에는 '참가자 기본 정보'를 쉽게 파악할 수 있게 구성
뒷면에는 참가자가 행사에 적극적으로 참여하도록 유도하는 정보로 구성

• 앞면 예시

  • 상단: 행사 로고 및 행사명

  • 중앙: 이름/소속/직함

  • 하단: 참가 유형(스폰서/연사 등), QR 코드 등

• 뒷면 예시

  • 행사 일정 타임라인

  • 층별/부스 배치 간단 안내

  • Wi-Fi 정보, 해시태그, 주최사 연락처 등

STEP 3. 명찰 형태·소모품 선택하기

이제 명찰에 출력할 사항들을 정리했다면, 참가자가 어떤 방식으로 명찰을 착용할지 점검해 보세요.

명찰 착용 방식

1️⃣ 목걸이형 (스트랩/끈)

• 추천 상황: 네트워킹 비중이 높은 컨퍼런스/ 참가자가 계속 이동하는 행사
• 장점: 멀리서도 잘 보이고, 분실이 비교적 적음
  
• 주의: 스트랩 길이와 케이스 방향 (세로/가로) 을 미리 맞춰두세요
  

2️⃣ 클립형/핀형

• 추천 상황: 교육/ 세미나처럼 이동이 많지 않은 행사 /소규모 사내 행사
• 장점: 간편하고 비용 부담이 낮음 / 착용 시간이 짧음
• 주의: 옷 소재에 따라 잘 고정되지 않거나 (니트/두꺼운 옷) 핀이 불편할 수 있어요

3️⃣ 스티커형 (라벨 부착)

• 추천 상황: 소규모 모임 / 비용을 최소화해야 하는 행사
• 장점: 준비가 가장 간단하고 빠름/ 케이스 및 목걸이 줄이 필요 없음
  
• 주의: 옷감 손상/ 제거 시 불편할 수 있고, 네트워킹 행사에서는 '고급감'이 떨어질 수 있어요.

📍 실무자에게 유용한 TIP 

STEP 4. 출력 방식과 시스템 세팅하기

1️⃣ 사전 출력 방식

• 행사 전날까지 모든 명찰을 인쇄·커팅·케이스 세팅까지 끝내두는 방식

1. • 장점: 행사 당일에는 배포만 하면 됨

   • 단점: 인력/시간 부담이 크고, 당일 변경·추가 인원 대응이 어려움

    

2️⃣ 현장 실시간 출력 방식

• 참가자가 직접 QR을 찍고 출석 체크 하면서 바로 명찰을 뽑는 방식

  • 장점: 최신 명단 반영, 당일 등록까지 유연하게 대응

  • 단점: 시스템과 운영 장비 세팅이 필요함

STEP 5. 등록데스크 동선 계획하기

명찰 제작만 잘해도 절반은 성공이지만, 등록데스크 동선을 어떻게 짜느냐에 따라 체감 만족도가 크게 달라집니다. 

특히 현장 등록이 있는 경우, 입구에 현장 등록용 QR코드를 별도로 배치해 사전 등록자와 동선을 분리해 주세요.
동선을 나누면 체크인 흐름이 섞이지 않아 대기줄을 최소화하고 훨씬 빠르게 운영할 수 있습니다. 

STEP 6. 행사 후, 명찰 데이터를 활용해 보기

명찰 제작을 잘 마무리했다면, 이제 데이터를 다시 한 번 꺼내 보는 것이 중요합니다. 

• 신청자 대비 실제 참석자 비율(출석률)

• 시간대별 입장 추이(오전/점심/후반부)

• 참가 유형별 참석률(스폰서/연사/일반 등)

이벤터스 명찰출력 솔루션을 사용하면 출석 정보가 시스템에 자동 저장되기 때문에, 이후 리포트 작성과 마케팅/세일즈 후속 액션까지 자연스럽게 이어갈 수 있습니다. 

첫 행사 담당자라면, ‘시스템을 먼저’ 생각해 보세요

명찰은 '디자인'보다 '운영 흐름'을 먼저 설계하는 것이 중요합니다. 
명단 관리–출석 체크–등록데스크 동선이 한 흐름으로 돌아가게 만들어두면, 첫 행사라도 혼선 없이 안정적으로 운영할 수 있어요.

🔻 행사 명찰 제작과 등록데스크 운영이 막막하다면?