행사 명찰 출력, 어떻게 할까? 사전 출력 vs 명찰출력 키오스크

행사 모객부터 운영까지, 올인원 행사 서비스를 제공하는 이벤트 플랫폼 이벤터스 입니다. 행사 시작 전, 참가자들이 한꺼번에 몰려드는 순간을 떠올려 볼까요? 등록데스크 앞 줄은 점점 길어지고, 어떤 스태프는 명찰을 찾느라 뒤적이고, 또 다른 스태프는 손 글씨로 급히 이름을 적고 있을지 모릅니다.

프로그램도 좋고 연사도 훌륭한데, 참가자가 받는 첫인상을 좌우하는 건 결국 '입구에서 얼마나 매끄럽게 입장하느냐'입니다. 
이번 글에서는 명찰 출력 방식에 초점을 맞춰, 우리 행사에 어떤 방식이 더 잘 맞는지 선택할 수 있는 기준을 정리해 보겠습니다. 

✔ 행사 전에 미리 다 뽑아두는 사전 출력 방식
✔ 현장에서 뽑는 명찰출력 키오스크(실시간 출력) 방식

행사 명찰 출력, 어떤 방식이 있나요?

1. 사전 출력 명찰

사전 출력은 말 그대로 행사 전에 명찰을 모두 미리 뽑아두는 방식입니다. 보통 이런 흐름으로 진행됩니다. 

• 엑셀·구글 시트에 참가자 명단을 정리해야 합니다.

• 명찰을 일괄 출력한 뒤 케이스·랜야드(목걸이줄)에 끼우는 작업을 해야 합니다.

• 당일에 행사 명찰을 배부할 수 있도록 세팅을 해야 합니다.

2. 명찰출력 키오스크 (실시간 출력) 

명찰출력 키오스크는 참가자의 신청 정보와 QR코드를 이용해, 행사장 입구에서 실시간으로 명찰을 출력하는 방식입니다. 일반적인 흐름은 이렇습니다.

1️⃣ 신청 페이지에서 참가 등록을 받습니다.

2️⃣ 행사 전, 참가자에게 입장 QR코드가 포함된 안내 문자를 보냅니다.

3️⃣ 행사장 입구에서 참가자가 QR을 스캔합니다.

4️⃣ 키오스크 (또는 연결된 프린터) 에서 명찰이 바로 출력되고, 동시에 출석·입장 시간도 기록됩니다.

이렇게 하면 입장 절차와 데이터 관리가 하나의 흐름으로 묶입니다.

사전 출력 vs 명찰출력 키오스크, 장단점 비교

⏰ 준비 방식과 업무량

사전 출력은 전날에 일이 가장 많이 몰립니다.
최종 명단을 정리하고, 명찰을 모두 출력·커팅·정리한 뒤 케이스에 끼우고 박스로 옮기는 작업까지 한 번에 처리해야 하죠. 참가자가 많아질수록 여기에 필요한 인력과 시간이 늘어나고, 하루에 감당해야 하는 업무량이 늘어나는 구조입니다.

반대로 명찰출력 키오스크는 전날 명찰을 뽑지 않습니다.
행사 등록 시스템과 계정을 세팅하고, 명찰 디자인·출력 포맷을 설정한 뒤 프린터·키오스크 동작만 점검하면 됩니다. 참가자 정보는 행사 직전까지 시스템에서 자동 업데이트되고, 실제 명찰 출력은 행사 당일 현장에서만 이루어지기 때문에 전날 물리적인 출력·정리 업무는 크게 줄어듭니다.

우리 행사에는 어떤 방식이 적합할까요?

이런 행사는 사전 출력으로도 충분합니다

• 참가자가 50~100명 내외인 소규모 세미나, 내부 교육, 스터디

• 대부분 사내 인원이거나, 명단 변경이 거의 없는 행사

이런 행사는 명찰출력 키오스크가 훨씬 잘 맞습니다

• 예상 인원이 100~500명 이상인 컨퍼런스, 포럼, 전시, 박람회

• 등록데스크 앞 줄이 매번 길게 늘어져 고민인 행사

• 전날마다 명찰 출력·정리 때문에 업무 리소스가 부족한 경우

• 참가 데이터를 세일즈 리드 관리, 행사 효과 분석, 차기 행사 기획 등에 적극적으로 활용하고 싶은 마케팅·세일즈팀

어떤 방식이 '우리 행사'에 적합할까요? 4가지만 체크해 보세요!

1️⃣ 이번 행사 예상 인원은 몇 명인가요?

2️⃣ 현장 등록·정보 변경 비율은 어느 정도일까요?

3️⃣ 전날 명찰 작업에 쓸 수 있는 인력·시간은 충분한가요?

4️⃣ 참가 데이터를 행사 이후에도 분석·활용할 계획이 있나요? 

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