행사 준비의 모든 것, 이벤터스로 살펴보는 참가자 경험

이벤터스를 활용하여 진행한 행사의 참가자 경험을 기반으로, 행사 호스트가 어떤 준비를 해야 하는지 살펴보겠습니다.

🙋‍♀️ 여기서 잠깐-! 호스트는 무엇인가요?

행사 기획부터 마무리까지 행사를 주관하는 기업 및 단체, 개인을 지칭

참가자 경험 여정으로 살펴보는 호스트 역할 

1️⃣ 행사 신청

참가자는, 행사를 탐색해요.

참가자는 이벤터스 플랫폼을 통해 자신이 관심 있는 행사가 있는지 탐색해요. 주제와 일정이 마음에 드는 행사를 발견하면 등록 페이지로 이동해 몇 번의 클릭 만으로 참가 신청을 완료할 수 있어요. 

호스트는, 행사를 개설해주세요. 무료

이벤터스는 누구나 무료로 행사를 개설할 수 있어요. 먼저 로그인 후 메인 페이지의 [무료행사개설] 버튼을 클릭하여 행사 개설을 진행해보세요. 아래 가이드에 맞춰 행사 정보를 입력 하다 보면 어느새 행사 개설 완료!

♐ 행사 개설하기 가이드

호스트는, 행사를 홍보할 수 있어요. 유료

이벤터스 플랫폼에 접속하는 수많은 사람들에게 노출할 수 있는 광고 상품을 활용할 수 있어요. 이벤터스 플랫폼의 지면을 활용한 광고부터 단독 EDM광고까지 다양한 광고 상품과, 자동으로 제작되는 광고 보고서로 광고 성과도 쉽고 빠르게 확인할 수 있어요. 

♐ 이벤터스 광고센터

2️⃣ 행사 전

참가자는, 행사 안내 문자를 받아요. 

행사 참가 확정이 되면 신청 완료 내용과 접수 QR코드 링크 안내를 문자 및 이메일로 받아요.  자신이 신청한 세션 및 주요 프로그램에 대한 정보를 인지할 수 있어요. 

호스트는, 행사 안내 문자를 발송해요. 유료(1건당 50원)

호스트는 참가자에게 행사 내용을 문자 및 이메일 발송하여 리마인드 할 수 있어요. 

♐ 문자 발송 가이드

[문자 예약 발송 기능] 참가자에게 안내 해야 하는 업무를 잊지 않기 위해 원하는 날짜에 맞게 문자를 발송할 수 있어요.

[문자 템플릿 활용] 호스트가 사용하는 솔루션 유형에 따라 자주 사용되는 기본 양식을 편리하게 그대로 가져와 사용할 수 있어요.

3️⃣ 행사 입장

참가자는, 빠르고 간편하게 행사에 입장해요.

참가자는 행사 당일 QR코드를 스캔하여 간편하게 입장을 완료할 수 있어요. 특히 자동으로 출력되는 행사 명찰 시스템으로 복잡했던 등록 절차가 간소화 되어 쉽고 빠르게 행사장에 입장해요.

호스트는, 등록데스크를 효율적으로 운영해요. 유료

이벤터스 명찰출력 솔루션을 활용하여 등록데스크를 운영하는 리소스를 절감할 수 있어요.

QR체크 방식으로 명찰 출력부터 참가자 출석 체크까지 한 번에 진행할 수 있는 서비스로, 규모가 큰 컨퍼런스, 하이브리드 행사처럼 참가자를 구분해서 신청을 받는 행사에서 더욱 편리하게 사용할 수 있는 솔루션이랍니다. 

♐ 명찰출력 솔루션 알아보기

4️⃣ 행사 프로그램 참여

참가자는, 실시간으로 행사를 참여해요.

참가자는 실시간으로 다양한 세션/기능 (질의응답, 경품추첨 등)에 참여하여 몰입감 있게 행사를 경험해요.

호스트는, 행사 참여율을 높일 수 있어요. 유료

행사 진행 중 참가자의 적극적인 참여가 이뤄질 수 있도록 경품 추첨, 질의응답 과 같은 20개 이상의 인터랙션 기능을 활용할 수 있어요. 

♐ 행사 인터랙션 기능 모아보기

특히 참가자가 간편하게 인터랙션 기능에 접속 할 수 있는 접속 URL를 활용하여 참가자의 참여를 적극적으로 유도할 수 있어요. 행사 운영 방법에 따라 접속할 수 있는 방법이 다양하기 때문에 운영 방식과 제일 적합한 방법으로 세션/기능 접속을 안내할 수 있어요.

[운영 유형 별 안내 방법] 

🙋‍♀️ 사전에 미리 참가자에게 안내하고 싶어요! 👉 문자로 솔루션 접속 URL를 발송해요.

🙋‍♂️ 행사 현장에서 안내하고 싶어요! 👉 행사 현장 스크린에 접속 안내 QR코드를 스크린으로 안내해요.

🙋‍♀️ 참가자가 매끄럽게 접속하도록 안내하고 싶어요! 👉 솔루션 접속 URL를 포함한 QR코드를 명찰에 삽입해요.

5️⃣ 행사 종료

참가자는, 행사 설문조사로 피드백을 남겨요.

참가자는 행사에서 경험했던 기억을 되살려 설문조사에 응답해요. 이미 행사 신청 때 등록한 정보 덕분에 따로 개인정보를 입력해야 하는 번거로움 없이 행사 전, 중, 후의 모든 과정을 매끄럽게 경험할 수 있어요.

호스트는, 행사 피드백 데이터를 기반으로 다음 행사를 개선해요.무료

행사 후 참가자에게 설문조사를 발송하고, 수집 된 데이터를 분석하여 성과를 분석할 수 있어요. 출석 인원, 세션별 참여도, 설문 피드백 데이터를 대시보드를 통해 한 눈에 확인할 수 있어 성과 측정을 위한 추가적인 업무 없이도 다음 행사를 위한 후속 액션을 기획할 수 있어요. 

이벤터스로 행사 준비 리소스를 절감해보세요!

이벤터스 플랫폼은 -

• 무료로 행사를 개설하고 참가자를 모집할 수 있어요.
• 행사에서 생산되는 데이터를 모집 단계부터 행사 종료 시까지 통합 관리 할 수 있어요.

이벤터스 솔루션은-

• QR코드 기반 등록과 명찰 발급으로 복잡한 과정을 간소화할 수 있어요.
• 실시간 참여 유도 기능으로 몰입감 있는 참가자 경험을 만들 수 있어요.

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