✅호스트명 : 대현아이앤이
✅행사 유형 : 오프라인 전시회
✅참가자 규모 : 약 1,000명
✅도입 솔루션 : 키오스크 체크인(QR 코드 사용), 명찰 출력, 현장 오퍼레이터 파견 등
✅도입 이유
안녕하세요, 대현아이앤이 유승곤 본부장입니다. 대현아이앤이는 전시회와 무대, 공간 인테리어 등 오프라인 공간 기획 및 운영을 지원하고 있는 회사입니다. 제공하는 서비스에 걸맞게 팀은 전시팀과 기획팀으로 구성돼 있어요.
지난 9월에는 조달청이 주최하는 <제5회 조달의 날> 행사 운영을 맡았습니다. 전시회에 국한해서 말씀드리자면, 국내뿐 아니라 해외까지 다양한 전시회를 기획하고 운영하고 있어요.
네 맞습니다. 아무래도 운영 경험이 많기 때문에 다양한 솔루션을 활용해 봤습니다. 그래서 도입 기준이 높은 건 까다로운건 사실이에요.
이번에 진행한 조달의 날 행사는 준비 기간이 꽤 짧았는데요. 이벤터스는 플랫폼을 통해 행사를 홍보할 수 있을 뿐만 아니라 참가자 신청도 받을 수 있고, 현장에서 사용할 수 있는 등록시스템이나 스탬프투어 같은 솔루션 또한 제공하고 있어서 최종적으로 선택하게 됐습니다.
행사 준비 기간이 짧아 효율성이 중요했는데, 모객부터 운영 지원까지 모든 서비스를 제공하니까 이벤터스가 가장 적합하다고 판단했습니다.
가장 큰 이유는 편의성이었어요. 이벤터스를 통해 참가자 모객을 할 수 있고, 이를 등록시스템과 연동해 효율적으로 사용할 수 있다는 점이 재도입을 결정하게 된 이유입니다. 참가자 등록 키오스크와 함께 제공되는 네임텍 디자인이나 크기도 딱 마음에 들었고요.
규모가 큰 행사의 경우에는 등록데스크에서 병목 현상이 일어나는 경우가 종종 있는데, 이전에 <2025 대한민국 사회 서비스 박람회>에서 이벤터스 솔루션을 통해 참가자 등록을 빠르게 처리할 수 있었거든요. 그래서 이번에도 의심없이 재도입을 결정했습니다.
<제5회 조달의 날>은 약 100여개의 조달 기업이 참여하는 전시회예요. 현장에서는 기업들의 부스 운영 뿐만 아니라 시상식, 토론회, 경진대회 등 다양한 무대 행사가 진행됐습니다.
이번 행사에서는 전체적인 공간의 톤앤매너를 맞추는 것을 가장 중요하게 생각했습니다. 다양한 기업이 참여하는 행사이고, 모든 기업이 중요한데 어느 하나가 도드라져 보이면 안 되니까요.
또 규모가 크다보니 운영의 효율성도 중요하게 생각했습니다. 이벤터스 솔루션 도입이 그 일환이었다고 보시면 될 것 같아요.
앞서 말씀드렸듯, 이벤터스 홈페이지를 통한 홍보와 모객, 그리고 현장에서 참가자 등록을 위해 필요한 등록 키오스크를 사용했습니다. 또 이벤터스 오퍼레이터 파견을 통해 운영 리소스를 많이 줄였는데요.
아무래도 QR코드를 통해 참가자 체크인을 할 수 있고, 참가자 명찰을 바로 출력할 수 있다는 점이 가장 도움이 됐던 것 같습니다. 또 이벤터스 팀에서 인원을 파견해 직접 등록 데스크 운영을 해주셔서 큰 문제없이 행사를 진행할 수 있었습니다.
등록시스템은 처음 사용해 봤는데요. 익숙하지 않은 시스템이라 걱정을 했었는데, 사용 방법이 직관적이어서 무리없이 사용할 수 있었습니다. 이벤터스 팀에서도 명확한 가이드를 주셔서 팀원들의 만족도가 높았어요.
참가자 입장에서도 빠르게 입장 등록을 할 수 있어서 행사 경험 만족도를 높일 수 있었던 것 같아요. 등록 하시면서 “요즘에는 이렇게 스마트한 방식으로 하네요.” 라고 말씀해 주신 분도 계셨거든요. 결과적으로 팀원들과 참가자 모두 만족스러웠었습니다.
문의에 빠르게 답변해 주시고, 현장 지원도 와주셔서 든든했습니다. 준비 기간이 짧아서 걱정이 많았는데 이벤터스를 통해 전체적으로 스마트한 운영을 할 수 있었던 것 같아요. 첫 협업 경험이 좋았기에, 빠른 시일 내에 바로 재도입을 결정하지 않았나 싶습니다.
행사를 운영하는 모든 기업에 추천해요. 행사 홍보부터 현장 운영까지 올인원 서비스를 지원하는 기업은 이벤터스가 유일하다고 생각합니다.
행사 운영에는 신경써야할 부분이 많잖아요. 특히 대행사의 경우 클라이언트와 소통해야 할 부분이 많은데, 이벤터스를 통해 운영의 효율성을 높일 수 있으니까 다른 중요한 업무를 처리할 시간을 많이 확보할 수 있었던 것 같아요.
MICE 산업의 모든 영역을 고루 진행하는 기업을 지향하고 있습니다. 다양한 분야에서 활약하며 경제적, 사회적인 가치를 창출하는 기업으로 성장하는게 목표예요.