동아일보 미래전략연구소는 콘텐츠와 교육 프로그램을 통해 AI를 비롯해 커리어, HR 등 다양한 분야에서 유의미한 인사이트를 제공하고 있습니다. 주기적으로 진행하고 있는 HBR 커리어 크래프트 행사가 대표적인 예인데요. 이번 고객 인터뷰는 동아일보 미래전략연구소의 문지은 매니저님과 함께했습니다.
✅호스트명 : 동아일보 미래전략연구소
✅행사명 : HBR 커리어 크래프트
✅사용한 이벤터스 솔루션 : QR 체크인 및 명찰 출력 솔루션
✅도입 이유
Q. 안녕하세요, 담당자님과 주요 업무, 동아일보 미래전략연구소에 대해 소개해 주세요.
안녕하세요, 동아일보 미래전략연구소 사업전략팀에서 마케팅 업무를 담당하고 있는 문지은 매니저입니다.
미래전략연구소는 동아일보에서 DBR(동아비즈니스리뷰)과 HBR KOREA(하버드비즈니스리뷰 코리아) 매거진 발행을 담당하는 부서예요.
주로 콘텐츠를 기반으로 다양한 마케팅 활동과 신사업을 기획하고 있습니다. 또 아티클을 활용한 AI·리더십·HR 등 여러 분야의 교육 프로그램도 운영도 핵심 사업으로 진행하고 있어요.
Q. 최근 <제 4회 HBR 커리어 크래프트> 행사를 진행하셨잖아요. 장동선 박사님이나 이낙준 작가님 등 다양한 분야에서 커리어를 쌓고 계시는 분들을 연사로 초빙하셨다는 점이 인상 깊었는데요. HBR 커리어 크래프트는 어떤 행사인지 소개 부탁드립니다.
HBR 커리어 크래프트는 다양한 업계의 ‘일잘러’를 연사로 모셔 커리어에 관한 경험과 노하우, 인사이트를 나누는 자리입니다. 2023년 10월 1회차를 시작으로 매회 성황리에 진행됐는데요. 어느덧 4회차를 맞이했네요.
행사에는 자신의 커리어와 삶의 방향에 관심이 많은 분들이 찾아오고 계세요. 연사분들이 다양한 만큼 사회생활을 준비하는 대학생부터 인생 2막을 고민하는 시니어까지, 참석자 층도 다양한 편입니다.
매회 새로운 분야의 연사가 참여해 자신의 성공과 실패 경험담을 진솔하게 나누다 보니 재참석 비율도 상당히 높은 편입니다.
Q. 이번 행사에서는 지난 행사에 비해 규모를 확장하신 걸로 알고 있는데요. 행사를 준비하시면서, 가장 중요하게 생각했던 포인트는 무엇이었나요?
이전에는 200명 규모로 운영했는데, 많은 분들의 관심을 받다 보니, 4회차를 맞아 400명 이상의 규모로 확대를 했어요.
규모를 확대하다보니 신경써야 할 부분도 많았는데요. 그 중에서 가장 고민했던 부분은 ‘소수의 운영 인력으로 어떻게 행사를 효율적으로 운영할지’였어요.
행사 규모는 커졌는데 내부 운영 인력은 제한돼 있다 보니, 효율적인 행사 준비 뿐만 아니라 실제 현장에서 혼잡함이나 동선의 불편함을 최소화하는 데 집중했습니다.
Q. 이번에 이벤터스의 행사 솔루션을 사용하셨어요. 이벤터스를 알게 된 계기와 어떤 솔루션을 사용 하셨는지 소개 부탁드립니다.
제가 근무하는 부서의 주요 업무가 교육 행사 진행이다 보니, 이벤터스는 이미 알고 있었습니다. 본격적으로 사용을 결심하게 된 계기는 지난 7월에 열린 맥스써밋 행사에서 솔루션을 접하고 난 뒤였어요.
QR만 찍으면 바로 명찰이 출력되고, 이후 바로 입장하는 경험이 참석자로서 정말 편했거든요. 그리고 이벤터스 부스에 계신 안영학 대표님을 우연히 뵙게 됐고, 명찰 등록 서비스에 대해 여쭤봤었어요.
이번에 저희가 사용한 솔루션은 ‘실속형 명찰 등록’ 시스템인데요. 맥스써밋에서의 경험이 인상적이어서, 이번 행사에서 꼭 사용하자고 제가 적극적으로 제안했습니다.
: QR코드 스캔을 통해 참석자 리스트를 확인할 수 있습니다.
Q. 이벤터스 사용 이전에는 어떤 방식으로 행사 현장 운영을 진행하셨었나요? 만약 기존 방식에서의 문제가 있었다면, 어떤 부분이 가장 불편하셨는지도 궁금합니다.
이벤터스의 명찰 시스템을 쓰기 전에는 A4로 참석자 명단을 출력해서 O, X 표시를 하며 출석 체크를 했어요. 명찰도 PPT로 하나하나 만들고 프린트해서, 따로 구매한 목걸이에 끼우는 식이라 준비 과정이 꽤나 손이 많이 갔습니다. 소위 말하는 노가다 작업을 많이 했었어요.
행사 준비만으로도 바쁜데 명찰까지 직접 끼우고 하다보니 효율이 많이 떨어진다는 점이 가장 불편했었어요. 단순 반복이라 힘도 많이 들고요. 행사 당일에도 명찰 더미 속에서 참석자분 성함을 찾느라 손과 눈이 모두 너무 바빴던 기억이 납니다.
Q. 솔루션을 사용해보신 입장에서, 어떤 부분이 가장 만족스러우셨나요?
행사장에서 가장 붐비는 시간대가 강의 시작 30분 전부터 시작 후 30분까지예요. 참석자 분들이 우루루 몰려 오시거든요. 그때도 전혀 혼잡하지 않고 “QR코드 찍어주세요” 한마디면 참석자분의 성함,회사,직책까지 바로 출력되는 점이 정말 만족스러웠어요. 덕분에 빠르게 강연장으로 안내해드릴 수 있었습니다.
이전 행사에서는 입장 시간만 되면 늘 긴장됐는데, 이제는 명찰을 찾느라 두리번거릴 필요가 없다는 점이 가장 큰 만족 포인트였습니다.
HBR 커리어 크래프트 등록 데스크
: QR 체크인을 통해 참석자의 빠른 입장을 지원합니다.
Q. 행사 현장에서의 반응이 궁금한데요. 내부 팀원들의 반응과 참석자의 반응은 어땠나요?
수기로 명찰을 만들던 과정을 겪어본 팀원들은 한결같이 “너무 편하다!”라는 반응이었어요. 등록데스크 동선도 혼잡하지 않게 운영할 수 있었고요.
참석자 분들에게도 행사 전날 QR코드가 포함된 링크와 안내 메시지를 한 번 더 드리다 보니 자연스럽게 리마인드가 되고, 입장을 위해 오래 기다릴 필요가 없으셔서 편하다는 피드백을 받기도 했습니다.
Q. 이벤터스 팀과는 온라인을 통해 주로 소통하신 것으로 알고 있어요. 전반적인 협업 과정은 어떠셨나요?
명찰 등록 시스템을 어떻게 설정해야 하는지부터, 행사 당일에 발생하는 오류 등에 대해 궁금한 게 많아서 질문을 많이 드렸었어요. 그때마다 빠르게 응대해주셔서 준비 과정이 훨씬 수월했습니다.
혹시 모를 상황에 대비해 비상 연락처를 따로 공유해주신 것도 마음이 놓였고, 노션에 필요한 내용이 모두 깔끔하게 정리되어 있어서 불안했던 부분을 많이 덜 수 있었습니다.
: 참석자에게 리마인드 문자를 보낼 수 있으며, 참석자는 문자 내 링크를 통해 참석 QR코드를 발급 받습니다.
HBR 커리어 크래프트 현장 사진
Q. 어떤 팀에 이벤터스 솔루션 사용을 추천하고 싶으신가요?
저희처럼 행사 규모를 점점 키워가고 있는 회사라면 꼭 추천하고 싶어요. 교육 행사를 운영하는 팀은 물론이고, 요즘은 마케팅 팀에서도 오프라인 팝업이나 다양한 형태의 행사를 많이 기획하잖아요. 그런 팀들에게도 정말 도움이 될 거라고 생각합니다.
Q. 마지막으로, 동아일보 미래전략연구소의 앞으로의 행사 계획에 대해 소개 부탁드립니다.
동아일보 미래전략연구소는 20~30명 규모의 소규모 교육부터 B2B 기업 교육, 그리고 이번 ‘HBR 커리어 크래프트’처럼 비교적 규묘가 큰 B2C 행사까지 점차 확장해 나갈 계획입니다.
앞으로도 양질의 콘텐츠를 바탕으로 참석자분들이 어떤 이야기를 듣고 싶어하실지 꾸준히 고민하면서, 더 좋은 행사들을 지속적으로 소개해 드리겠습니다. 많은 관심 부탁드려요.