[대원외국어고등학교 총동문회 X 이벤터스] 개교 40주년 동문회, 행사솔루션으로 행사 완성도 높였어요!

대원외국어고등학교 총동문회는 매년 12월 초 동문 300여 명이 모이는 송년의 밤을 엽니다. 구전 홍보와 입금 확인, 수기 명찰 발급으로 손품이 가득하던 행사를 2년 연속 이벤터스로 운영했는데요. 사무국장 국진혁님께 소수 인원으로 참가자 모집부터 명찰 출력, 경품 추첨까지 해낸 방법을 들어보았습니다.

호스트명 : 대원외국어고등학교 총동문회

행사명 : 대원외고 송년의 밤 (개교 40주년, 300명 규모 동문 행사)

이용한 행사 솔루션 : 참가자 모집, QR체크인/명찰출력, 경품 추첨

[인터뷰 요약]

"모집 페이지 링크 하나로 동문들에게 소개하기 수월했어요."

"참석자 정보가 모집과 동시에 DB로 쌓여 후속 행사가 쉬워졌어요."

"수기 작업이 없어지니 스태프가 현장에서 더 프로페셔널하게 일했어요."

대원외고 총동문회와 송년의 밤 소개

Q. 안녕하세요! 간단하게 자기소개 부탁드립니다.

안녕하세요 저는 대원외국어고등학교 총동문회 사무국장 국진혁입니다. 개교 40주년을 맞이한 저희 대원외국어고등학교 총동문회의 여러 사무업무를 총괄하고 있습니다.

Q. <대원외국어고등학교 송년의 밤> 어떤 행사인지 소개해 주세요.

대원외고 총동문회는 매년 동문들 대상으로 행사를 진행하는데 그중 가장 큰 행사로 매년 12월 초에 송년의 밤을 진행합니다.
다양한 동문의 참석과 함께 다양한 네트워킹 시간, 멘토링, 경품 추첨, 식사 등으로 동문 간 교류를 활성화하고 한 해를 마무리하는 행사입니다.

Q. 200~300명의 동문이 함께 자리해 주셨는데, 많은 동문의 참여를 이끌 수 있었던 이유는 무엇인가요?

기존에 참석하셨던 동문 연락처 리스트를 갖고 있었기에 오셨던 분들에게 적극적으로 홍보했고, 이벤터스에 행사 모집 페이지를 만들어 링크 하나로 다른 동문들에게 소개하기도 수월했습니다.

손품 가득하던 송년의 밤, 이벤터스를 도입한 계기

Q. 첫 도입 당시 이벤터스 도입 검토를 시작하셨던 계기는 무엇인가요?

이벤터스 도입 전에는 송년의 밤은 모든 것에 손품이 들었어요. 말 그대로 구전을 통해 홍보를 했고 입금을 통해 신청을 확정하는 방식이다 보니, 입금자명 외에는 참석자 정보를 받을 수 없었어요. 이후에 명찰 발급이나 참석자 체크 역시 모두 수기로 진행하여 운영 인력이 많은 어려움이 있어 이를 해결할 수 있는 솔루션을 찾고 있었습니다.

'대원외국어고등학교 총동문회' 이벤터스 채널

Q. 작년에 이어 올해도 이벤터스를 활용하신 이유는 무엇인가요?

작년에도 이벤터스 모집 페이지로 행사 신청을 받았습니다. 참가자 모집하면서 원하는 참가자 정보를 모두 수집할 수 있고, 유료 결제까지 한 번에 진행돼서 좋았어요.

무엇보다 솔루션을 활용해 소수의 인원으로 행사 등록 후 명찰 출력 및 참석자 관리, 경품 추첨 등 다양한 프로그램 운영이 가능했다는 점이 가장 중요했습니다.

(좌) 경품 추첨 솔루션 화면 / (우) 경품 추첨 현장 사진

소수 인원으로 300명 운영, 달라진 점과 반응

Q. 이벤터스 도입 전후로 가장 크게 달라진 점이 무엇인가요?

전체적으로는 소수의 인원으로 300여 명이 넘는 인원의 참석을 관리할 수 있었으며, 참가자 정보 확보와 동시에 DB화되어 후속 행사를 진행하기 수월했습니다.

신청 시에는 입금자 기준으로 참석자를 예상할 수밖에 없어서 실제 참석자 수를 예상하기 어려웠으나 이벤터스를 통해서 더 수월해졌습니다. 행사 진행 중에는 랜덤 추첨을 통한 당첨자 선정과 당첨자 리스트를 활용해 당첨자 명단이 바로 확인되어 수월했습니다.

Q. 함께 행사를 준비한 구성원들 또는 참가자의 반응은 어땠나요?

스태프 멤버들도 수기로 진행해야 하는 작업이 없어서 준비 과정이 적었으며 행사장에서 더욱 프로페셔널하게 일할 수 있었습니다.
명찰도 기수와 함께 표기가 되었기에 여러모로 도움이 많이 되었고 동문들도 깔끔하다고 칭찬해 주셨습니다.

대원외고 총동문회와 송년의 밤 소개

손품 가득하던 송년의 밤, 이벤터스를 도입한 계기

소수 인원으로 300명 운영, 달라진 점과 반응

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