By
🔎 행사 정보
◾ 행사 유형 : 컨퍼런스
◾ 주최/운영 : ITBT(아이티비티)
◾ 참가 규모 : 1,000명
◾ 핵심 니즈 : 협소한 등록 공간에서도 빠른 체크인과 명찰 출력, 전시 부스 참여율 제고, 부스 참여 데이터의 실시간 수집·관리
◾ 도입 솔루션 : 키오스크 체크인, 등록, 스탬프 투어, 설문 응답, 경품추첨, 질의응답 등
ITBT는 IT 컨퍼런스·전시를 중심으로 다양한 오프라인 프로모션을 운영해 온 마케팅 커뮤니케이션 에이전시입니다.
이번 행사에는 약 1,000명이 참여했고, 대부분의 현장이 그렇듯 등록대 공간이 넉넉하지 않은 상황에서 입장 흐름을 매끄럽게 만드는 게 핵심 과제였어요.
이벤터스 솔루션으로 체크인부터 명찰 출력, 스탬프투어, 경품추첨까지 한 번에 운영했어요.
현장에서 운영 흐름이 어떻게 달라졌는지, 생생한 현장 스케치를 소개해드릴게요.
🔎 행사 현장 스케치 살펴보기
키오스크 체크인으로 입장 절차를 단순화했어요
운영 전 이런 고민이 있었어요
명찰을 찾고, 잘못 전달하고, 현장 등록을 따로 받는 방식은 IT 행사 분위기와 맞지 않았어요.
특히 담당 인력이 적을수록 등록대의 수작업이 곧 대기줄로 이어졌습니다.
현장에서는 키오스크 체크인을 메인으로 두고, 참가자가 QR로 본인 확인을 진행하면 명찰이 즉시 출력되는 흐름으로 설계했어요. 현장 등록도 QR 기반으로 간편하게 등록한 뒤 곧바로 명찰을 출력할 수 있게 구성했습니다.
| 💭 이렇게 달라졌어요 등록대가 협소한 경우가 많은데도도, 절차가 단순해지면서 입장 안내가 한결 수월해졌어요. 운영자는 응대에 집중할 수 있었고, 참가자도 기다리는 대신 바로 입장하는 경험이 만들어졌습니다. |
스탬프를 모으면 룰렛 참여! 부스 투어의 ‘이유’를 만들었어요
운영 전 이런 고민이 있었어요
전시는 “어떻게 참여를 자연스럽게 만들까?”가 늘 고민이였어요.
부스가 많아질수록 참가자가 특정 부스에만 몰리거나, 투어 참여가 흐지부지 끝나는 경우도 생기기 쉬워요.
.png?width=4096&height=2731&name=%EC%A0%84%EC%8B%9C%2c%EB%B6%80%EC%8A%A4%20%EC%A1%B4%20%ED%98%84%EC%9E%A5%20%EC%A0%84%EA%B2%BD(%EB%B6%80%EC%8A%A4%20%EC%B0%B8%EC%97%AC%20%EB%8F%99%EC%84%A0%20%EB%B0%8F%20%ED%98%84%EC%9E%A5%20%EB%B6%84%EC%9C%84%EA%B8%B0).png)
현장에서는 스탬프를 모으면 룰렛 참여 기회가 열리는 ‘굿즈샵 이벤트’를 기획했어요.
스탬프 9개당 룰렛 1회처럼 규칙을 단순하게 잡아, 참가자가 “왜 부스를 돌아야 하는지”를 한눈에 이해하도록 설계했습니다.
| 💭 이렇게 달라졌어요 참가자 입장에서는 부스 투어의 목적이 분명해져, 참여 동기가 자연스럽게 올라갔어요. 운영 측도 ‘기획 의도’가 현장에서 실제 행동으로 이어지는 흐름을 확인할 수 있었습니다. |
QR리더기 없는 스탬프투어로 가볍게 운영했어요
운영 전 이런 고민이 있었어요
일반적인 스탬프투어는 전시사(부스)가 바코드 리더기로 방문객 QR을 찍어 스탬프를 발급하는 경우가 많습니다.
부스 수가 많을수록 장비 제공 비용이 늘고, 부스마다 ‘찍어주기’ 업무가 생겨 운영이 번거로워지기 쉬워요.
이번 현장에서는 각 부스에 QR 코드 POP를 비치하고, 방문객이 직접 스캔하면 스탬프(참여 기록)가 쌓이도록 구성했어요.
전시사에는 “리더기 없이도, QR 안내만으로 운영 가능”한 방식으로 안내했습니다.
| 💭 이렇게 달라졌어요 전시사는 방문객 QR을 일일이 찍어줄 필요가 없어져, 부스 응대에 더 집중할 수 있었어요. 참가자도 줄 서서 기다리기보다, 본인이 빠르게 참여를 완료하는 경험이 만들어졌습니다. |
설문과 경품추첨까지 모바일로, ‘추가 입력 없이’ 참여를 끝냈어요
운영 전 이런 고민이 있었어요
외부 설문(예: 구글 설문)으로 운영하면 참가자가 개인정보를 다시 입력해야 하거나, 참여 과정에서 이탈이 생기기 쉽습니다.
경품추첨도 종이 응모함/응모권 제작처럼 준비물이 늘어나곤 해요.
현장에서는 개별 QR 기반으로 설문 응답을 설계해, 참가자가 불필요한 재입력 없이 바로 참여할 수 있게 했어요. 경품추첨도 QR 참여 방식으로 운영해 응모자 관리가 더 깔끔해지도록 구성했습니다.
| 💭 이렇게 달라졌어요 참가자 경험은 단순해지고, 운영자 업무는 가벼워졌어요. 현장 참여 요소가 많아도 모바일로 한 번에 연결돼 운영 혼선이 줄었습니다. |
데이터가 꼬일 걱정 없이 중복 참여 방지와 실시간 확인이 가능해요
운영 전 이런 고민이 있었어요
참여 이벤트가 많을수록 가장 걱정되는 건 데이터 정합성입니다.
중복 참여나 누락, 수기 취합으로 오류가 생기면 사후 정리에 시간이 크게 들어가요.
현장에서는 관리자 페이지에서 부스별 참여자 수를 실시간으로 확인했고, 시스템에서 중복 참여가 제한되도록 운영했어요. 덕분에 추가 필터링 작업 없이 참여자 DB를 바로 취합/공유할 수 있었습니다.
| 💭 이렇게 달라졌어요 운영자는 “데이터가 꼬일까” 긴장되는 순간이 줄었고, 사후 취합 업무가 단순해졌어요. 부스 참여 기업(전시사)도 참석자 데이터를 실시간으로 정확하게 수집·관리할 수 있었습니다. |
완성도 있는 현장 운영 노하우 3가지
1️⃣ 등록 절차는 “한 번에 끝나게”
체크인과 명찰 발급이 분리되면 줄이 길어져요. QR 기반으로 출석 체크와 출력까지 이어지게 만들면 등록대 부담이 줄어듭니다.
2️⃣ 부스 참여는 ‘동선 설계’가 성패를 가릅니다
스탬프투어를 룰렛이나 경품 증정과 같은 보상 구조로 연결하면 참여율을 끌어올릴 수 있어요.
3️⃣ 데이터는 현장에서부터 정리되게 만들기
중복 참여 제한, 실시간 현황 확인을 함께 두면 사후 취합/필터링 작업이 크게 줄어요. 엑셀 다운로드 후 후속 활용도 매끄러워집니다.
🔻 등록부터 참여 이벤트까지 한 흐름으로 연결해 보세요
