✅ 호스트명 : 만나교회
✅ 행사 유형 : 컨퍼런스
✅ 참가자 규모 : 1,000명
✅ 도입 솔루션 : 사전 등록 결제, 선택강의 신청, 명찰 제작, QR체크인, 행사 공지 등
✅ 도입 이유
안녕하세요 만나IC 2025 사역 컨퍼런스 행정팀 양시온입니다. 컨퍼런스에서 참가자 등록, 참가비 결제 등 신청과 당일 접수 확인 입장과 문의 안내까지 전반의 역할을 맡았습니다.
'2025 만나IC’는 ‘InterChange’(인터체인지)와 ‘Identity Conference’(아이덴티티 컨퍼런스)라는 뜻을 담고 있습니다. 각자의 사명 길을 걷는 한국교회 목회자와 평신도 리더십이 한자리에 모여 필요한 것을 공급받고 다시 사명의 길로 나아가는 상호 교류의 장을 의미하며, 동시에 크리스천으로서의 정체성을 함께 나누는 행사입니다.
이번 행사는 각 교회의 현실에 맞는 해법을 제시하고 목회의 방향성과 실용적인 가이드를 제공하는 데 초점을 맞추었습니다. 그래서 목회자가 아닌 평신도들이 기획 단계부터 참여해 목회자들의 강의안까지 점검하며 평신도의 관점을 녹여낼 수 있도록 했습니다. 실제로 현장에서 (목회 방법이 통하는지) 평신도들이 이해할 수 있는지를 확인습니다. 이는 교회의 미래 사역에 평신도가 동역자로 참여하는 중요한 모델이 될 것이기 때문입니다.
첫째 날은 ‘목회 철학으로 씨를 뿌리다’는 주제로 목회 철학이 교회 구조와 사역에 미치는 영향에 대해. 둘째 날은 ‘생애주기와 사람’을 주제로 세대와 세대를 연결하고 다음 시대를 준비하는 만나교회의 목양 사역에 관한 내용을. 마지막 날은 ‘예배’를 주제로 진행되며 특별히 만나교회가 예배를 기획하고 준비하는 과정을 토크형식으로 준비했습니다.
모객은 교회가 오래전부터 미디어 사역을 준비하고 진행해왔던 터라 교회 방송과 유튜브 채널을 통해 주로 알리고, 교계 인플루언서 및 지면 광고를 일부 이용했습니다. 추후에는 이벤터스 광고 기능도 이용하여 더 많은 분에게 소식을 전하고 또 나눌 수 있는 자리를 만들고 싶습니다.
이벤터스는 코로나로 오프라인 인원수가 제한되던 시기에 교회 부서에서 먼저 이용하고 있던 모습을 기억하고 있었습니다. 당시에 구글 설문으로 신청하고 문자로 QR을 받아 입장을 간편히 했던 점이 인상에 남았습니다.
이번 행사 경우 타켓의 80% 이상이 교회 외부 인원이었고 강의 선택, 참가비 결제, 영수처리 등 신청 과정 전반과 행사날 접객과 환대 그리고 입장 프로세스를 고려할 때 효율적으로 운영할 솔루션이 꼭 필요하다고 판단했습니다.
사전 단계에서는 결제 완료된 참가자에게 공지 사항을 문자와 메일로 발송하고 이벤터스 플랫폼 모집페이지 내 1:1 문의 게시판을 통해 안내와 상담을 진행했습니다. 행사 당일 등록 확인 접수처를 설치하여 발송한 QR코드를 찍고 자동으로 출력되는 명찰을 빠르게 전달할 수 있었습니다.
특히 저희 만나교회는 미디어 세대, 환경 보호 등으로 가급적 페이퍼 리스를 하고 있습니다. 포스터나 주제, 메시지에 따라 별도의 인쇄물을 사용하긴 합니다만 가급적 교회 앱을 통해 소식을 알리고 주보도 종이 생산하고 있지 않습니다. 그런 면에서 온라인 세션/기능을 통해 컨퍼런스의 강의 정보, 세션별 참고 자료, 식당이나 카페 등 주변 안내를 효과적으로 활용했습니다.
명찰은 행사 컨셉과 아이덴티티를 구현하고자 직접 디자인했습니다. 디테일한 이벤터스 가이드 덕분에 디자이너에게 명찰 제작에 필요한 규격과 내용을 쉽게 링크로 전달할 수 있었고, 추가 문의 없이 명찰 디자인을 진행할 수 있었습니다. 참가자 모집 초기에 모객이 부진해 명찰 수량을 보수적으로 조정했다가 모집 마감 직전 신청이 급격히 늘면서 급히 추가로 명찰을 제작해야 했는데 원활하고 안정적인 제작 배송을 지원받을 수 있어 감사했습니다.
명찰 뿐 아니라 이벤터스 매뉴얼이 정말 자세하고 구조화 되어있어서 인상적이었습니다. 문의 답변 메일에 관련 링크를 전달받았고, 상세한 가이드 덕분에 단계에 맞는 준비를 빠뜨리지 않고 진행할 수 있었습니다.
먼저는 교회 행사가 세련됐다(?)는 말씀을 많이 주셨습니다. 온라인 결제 과정과 등록 확인이 압도적으로 간편했던 것, 특히 QR만 찍어도 명찰이 인쇄되는 과정 보시면서 어떤 서비스를 이용한 것인지 문의 주시는 분들도 계셨습니다.
주최하는 교회에서는 일련의 행정 과정이 줄고, 참가자 확인 시간이 사라지니 이를 되레 환대하는 데 활용할 수 있었습니다. 명찰 출력은 처음 이용이었기에 세팅이 어렵거나, 스텝이 조작하기 어렵지 않을까 걱정이 많았는데 기우였습니다. 너무 쉬워서 방법을 알려줄 것도 없이 간편하게 운영할 수 있었습니다.
사실 이벤터스 도입을 구성원에게 설명하고 설득하는 과정도 있었습니다. 추가적인 비용이 발생하니까요. 그런데 행사 후 다들 말했습니다. “이벤터스 이용하지 않았으면 어쩔 뻔했나…”
1,000명이 넘는 인원의 참가비 받고, 입금 확인해서 매칭하고, 변경/취소 안내를 하고, 영수증을 제공하고 결산에 따르는 참가자 모집 업무가 정말 단순해졌습니다. 참가자들의 현장에서의 경험까지 개선되니 참가자와 교회 구성원 모두 좋은 경험을 했습니다. 동시에 참가자 유입 정보와 통계 데이터를 활용해 컨퍼런스 결과를 효율적으로 정리했고 이미 다음 행사를 준비하고 있습니다.
주최하는 분들의 여건에 따라 비용을 쓰지 않고 기존대로 운영할 수도 있습니다. 그렇지만 접수 신청 단계부터의 고객의 경험, 준비하고 마무리까지 행사 전반의 과정에서 담당자들의 에너지, 행사 운영의 효율과 효과를 조금이라도 기대하고 개선하고자 하신다면 망설이지 말고 결정해 보시길 추천합니다.
🔻 교회 행사도 체계있게 운영해 보세요