셀프로 운영하는 행사 등록 시스템, 이렇게 따라해 보세요

행사 모객부터 운영까지, 올인원 행사 서비스를 제공하는 이벤트 플랫폼 이벤터스입니다. 행사 당일 입장 직전 몰려드는 참가자들로 등록데스크가 혼잡해진다면, 등록 확인부터 QR 체크인, 명찰 출력까지 끊김 없이 이어지도록 운영하는 것이 가장 중요합니다.

하지만 새로운 시스템을 도입하려면 예산 확보부터 내부 설득까지 넘어야 할 산이 많죠. 그래서 이번 글에서는 복잡한 도입 부담 없이 현장에서 바로 적용할 수 있는 '셀프 운영형' 실속형 명찰출력 솔루션을 중심으로, 등록데스크를 더 빠르고 안정적으로 운영하는 방법을 단계별로 정리했습니다.

행사 등록 시스템이란?

행사 등록 시스템은 단순히 신청을 받는 도구가 아닙니다. 참가자 등록 데이터가 현장에서 QR 체크인과 명찰 발급으로 바로 연결되고, 출석/입장 정보까지 데이터로 자동 저장되는 운영 체계를 말해요. 

왜 '셀프 운영형' 행사 등록 시스템이 필요 할까요?

등록데스크 혼잡은 비슷한 이유에서 시작됩니다.

• 입장 직전 참가자가 한꺼번에 몰림
• 현장 등록 참가자 발생
• 참가자 정보 수정 요청
  

이때 신청 데이터와 QR체크인, 명찰 출력이 서로 분리되어 있으면 현장은 곧바로 수기 처리와 긴 대기열로 이어집니다.
셀프 운영형 등록 시스템 핵심은 간단합니다. 큰 장비나 많은 인력 없이도 명찰 출력을 한 번에 자연스럽게 이어지게 만드는 것이에요. 

실전 운영 가이드 살펴보기

STEP 1. 참가자 모집 및 등록

이벤터스에서 참가자를 모집해 보세요. 무료로 행사 페이지를 생성하고 참가 신청 받을 수 있습니다. 

👉 무료 행사 개설하기

👋 이미 외부 채널에서 참가자 모집을 하고 있나요?

이미 자사 웹사이트, 구글 폼, 타 플랫폼에서 참가자를 받고 있다면, 행사 전까지 최신 참가자 명단을 한 번에 이벤터스 행사 페이지에 업로드해 주세요. 이후에 들어오는 추가 신청자도 같은 방식으로 이벤터스에만 업데이트하면 되기 때문에, 채널은 여러 개여도 관리와 현장 운영은 한 곳에서 정리할 수 있어요.

STEP 2. 명찰 배경용지 디자인 (행사 1주일 전)

행사 키비주얼에 맞춰 명찰 배경용지 디자인을 미리 준비해 주세요. 명찰은 참가자가 가장 먼저 마주하는 인쇄물이기도 하니 브랜드 톤과 메시지를 간단하고 명확하게 담는 것이 좋습니다. 

👉 배경용지 제작 템플릿 (PDF)

STEP 3. 운영 장비 및 소모품 수령 (행사 3일 전)

행사 운영에 필요한 장비와 소모품은 이벤터스에서 택배로 발송해 드립니다.
행사 3일 전까지 받아보실 수 있도록 배송해 드리며, 수령 후에는 구성품을 꼭 확인해 주는 것이 좋습니다.

🔻운영 장비

1️⃣ 노트북 2️⃣ 라벨 프린터 3️⃣ USB 케이블 & 전원 어댑터 4️⃣ 라벨 출력 용지 5️⃣QR 스캐너

🔻명찰 구성품

[소모품] 1️⃣ 배경 용지 2️⃣ 클립형 목걸이 [소프트웨어] 🖨️ QR체크인+명찰출력 ✉️ 문자 및 알림톡 충전

 

STEP 4. 입장 QR코드 발송 (행사 1일 전)

행사 하루 전에는 참가자들에게 입장용 QR코드가 포함된 안내 메시지를 발송해 주세요.
참가자가 미리 QR코드를 받아두면, 행사 당일 등록데스크에서 QR만 제시하고 바로 체크인·명찰출력까지 진행할 수 있어 대기 시간이 크게 줄어듭니다. 

이벤터스 문자 및 알림톡 발송

 

STEP 5. 리허설 운영 (행사 1일 전)

행사 전에는 꼭 장비를 실제로 연결해 보고, 명찰이 정상적으로 출력되는지 리허설 해주세요.
이 과정을 한 번만 해봐도, 행사 당일 생길 수 있는 대부분의 문제를 미리 잡을 수 있습니다.  

👉 실속형 명찰출력 솔루션 세팅 가이드

 

STEP 6. 행사 당일 운영

사전에 등록한 참가자는 행사장 입구에서 안내에 따라 미리 입장 QR코드를 준비하고,
등록데스크에서 QR 체크인 후 명찰을 수령하면 됩니다.

👋 현장에서 등록하는 참여자가 있나요?

이벤터스 행사 페이지에서 현장 등록용 QR코드를 추출한 뒤, 해당 QR코드를 등록데스크 앞이나 안내 데스크에 출력·비치해 두면 됩니다. 참가자는 그 QR을 스캔해 정보를 직접 입력하고, 이후 바로 명찰을 출력해 받아 입장할 수 있습니다.

 

STEP 7. 참가자 데이터 확인 

실시간으로 참가자 데이터를 확인할 수 있습니다. 행사 당일에는 지금까지 몇 명이 입장했는지 중간에 보고할 수 있고, 행사 종료 후에는 신정 대비 참석 인원 등 지표를 정리해 성과 보고서에 그대로 활용할 수 있습니다. 

참가자 출석 데이터

 

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대규모 행사에, 전문 운영 인력이 필요하다면?

셀프로 운영하는 행사 등록 시스템은 참가자 300명 이하 행사에 특히 잘 맞는 방식 입니다.
500명 이상의 대규모 행사에서는 더 안정적인 운영 구조가 필요할 수 있습니다.
이런 경우에는 행사 전문 오퍼레이터가 파견되는 서비스도 확인해 보세요.

• 참가자가 셀프로 체크인하고 명찰을 출력하는 키오스크 명찰출력

• 고속 출력 장비와 전문 운영 인력이 함께 지원되는 고급형 명찰출력

키오스크 명찰출력

고급형 명찰출력

 

🔻 셀프 행사 등록 시스템으로 행사를 간편하게 운영해 보세요!