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행사 이후의 리드 확보와 마케팅 연계까지 고려한 행사를 만들기 위해서는현장 운영 방식부터 데이터 수집까지 전략적인 설계가 필요합니다. 지난 5월 열린 대규모 HR 컨퍼런스 ‘원티드 하이파이브 2025’에서는 이러한 고민을 실제로 구현한 운영 사례를 만나볼 수 있었는데요.
이번 행사에 도입된 이벤터스 신규 솔루션을 통해 B2B 행사 운영의 완성도를 어떻게 높일 수 있었는지 함께 살펴보겠습니다 👀
원티드 하이파이브 2025
◾ 행사 유형 : 오프라인 컨퍼런스
◾ 참가자 규모 : 양일간 약 4,500명
◾ 도입 솔루션 : 실속형 명찰 출력 / 부스 트래킹 기능
🔎 행사 현장 스케치
빠르고 정확한 입장을 위한 ‘명찰 출력 솔루션’
대규모 행사 참가자도 거뜬한, QR 체크인 시스템
이틀간 약 4,500명이 참석한 만큼, 행사 입장 시 빠르고 정확한 체크인은 필수에요
행사 시작 시간이 가까워지자 현장에는 긴 대기 줄이 형성되었고, 혼잡을 최소화할 수 있는 운영 시스템이 필요했어요.
입장이 시작되자, 참가자들은 문자로 받은 QR코드를 등록 데스크에서 스캔하고, 실시간으로 출력 된 명찰을 수령해갑니다.
현장에서 간편하게 설치하는 키오스크 명찰 출력
이번 행사에 도입된 이벤터스 키오스크는 QR스캐너와 태블릿이 일체형으로 구성되어 있어, 별도의 장비 세팅 없이 현장에서 바로 설치 및 운영이 가능했어요.
🙋♂️ 운영진은 별도의 장비 세팅 없이 키오스크 하나로 현장 등록 데스크를 준비해요
🙋♀️ 참가자는 긴 대기 줄 없이 명찰을 수령해요
현장 방문 고객의 관심 정보를 수집하는 ‘부스 트래킹 기능’
이번 원티드 하이파이브 컨퍼런스에는 무려 65개 기업 부스가 운영되었습니다.
다양한 산업 군과 직무를 아우르는 참가자들이 부스를 방문하며 활발한 네트워킹이 이루어졌지만,
명함 수집이나 브로슈어 배포만으로는 방문자 정보를 체계적으로 관리하기엔 한계가 있었죠.
자동으로 수집하는 부스 방문 데이터
이번 행사에서는 이벤터스 신규 솔루션인 ' 부스 트래킹 기능'을 도입하여 부스 운영 효율을 높였다고 해요.
참가자 명찰에 인쇄된 QR코드를 스캔하기만 하면, 어떤 부스를 방문했는지 정보가 자동으로 기록되어
운영진이 따로 수기로 입력하거나 관리할 필요가 없었어요.
🙋♂️ 부스 운영진은 실시간으로 방문자 데이터를 확인하고, 행사 이후 관심 참가자에게 후속 액션 진행
🙋♀️ 참가자는 부스를 방문할 때마다 반복적으로 정보를 입력할 필요 없이 자유롭게 부스를 둘러봐요
🎇 완성도 있는 B2B 행사 운영에 숨은 디테일
‘원티드 하이파이브 2025’에서는 단순히 참가자를 등록하고, 명찰을 발급하는 데 그치지 않았어요.
입장부터 부스 방문, 이후의 리드 관리까지 전 과정을 하나의 흐름으로 연결한 것이 이번 행사 운영의 핵심 디테일이었습니다.
이벤터스 솔루션을 통해 어떤 방식으로 완성도 있는 운영이 가능했는지, 3가지 포인트로 살펴볼게요.
1️⃣ QR 명찰로 출석부터 부스 방문 이력까지
참가자는 행사장에 도착하자마자 출석체크와 동시에 명찰을 발급 받습니다.
명찰은 단순한 출입증이 아니라, 참가자의 정보와 활동 이력을 기록할 수 있는 기반이 되는데요.
명찰에는 회사명, 이름, 이메일, 연락처, 직군 정보가 담긴 고유 QR코드가 포함되어 있어
각 부스에서는 이를 스캔함으로써 관심고객의 정보와 방문 이력을 자동으로 수집할 수 있어요.
2️⃣ 부스 방문 참석자 데이터 기반 액션
수집된 리드 데이터는 부스별로 실시간 확인이 가능해요.
누가 언제 어떤 부스를 방문했는지, 참가자의 출석 로그와 함께 확인할 수 있기 때문에,
부스 운영진은 행사 이후 마케팅 / 세일즈 액션을 진행할 수 있어요.
3️⃣ 행사 솔루션으로 완성한 참가자 여정 관리
참가자는 행사장에 도착해 명찰을 수령한 뒤,
별도의 입력이나 인증 절차 없이 자연스럽게 부스를 방문하며 활동 데이터를 자동으로 수집했어요.
행사 이후의 후속 액션까지 이어지는 전체 여정을
하나의 흐름으로 매끄럽게 연결하는 것이 가장 중요한 전략이었습니다!
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