[이엠엘커뮤니케이션 X 이벤터스] 과총 창립 60주년 기념식, 격식 있는 행사의 등록을 명찰출력 솔루션으로 운영했어요

이엠엘커뮤니케이션은 지난 9월 30일 열린 '과총 창립 60주년 기념식'의 기획과 운영을 맡았습니다. 전국의 과총 관계자와 우수논문상 수상자 등 약 1,100명이 등록한 기념식이자 시상식인데요. 행사 전체를 총괄한 이엠엘커뮤니케이션 허은아 대표님과 이야기를 나눠 보았습니다.

호스트명 : 이엠엘커뮤니케이션

행사명 : 과총 창립 60주년 기념식

이용한 솔루션 : 명찰출력 솔루션, 오퍼레이터 파견

[인터뷰 요약]

"사전 출력과 현장 출력을 나눠 등록데스크에 참가자가 몰리지 않게 했어요."

"현장 인력이 명찰 작성 대신 참석자 안내와 응대에 집중할 수 있었어요."

"명찰 출력을 전담하는 오퍼레이터가 있어 큰 도움이 됐어요."

이엠엘커뮤니케이션과 과총 창립 60주년 기념식 소개

Q. 대표님 안녕하세요. 대표님과 이엠엘커뮤니케이션, 그리고 과총 창립 60주년 기념식에서 맡으신 역할을 소개 부탁드립니다.

안녕하세요. 이엠엘커뮤니케이션 대표 허은아입니다. 이번 과총 창립 60주년 기념식에서 행사 전체 총괄을 맡아 기획부터 준비, 현장 운영까지 담당했습니다.

행사의 취지와 격식에 맞는 완성도 높은 행사를 만들기 위해 여러 관계자분과 긴밀하게 소통하며 준비했습니다.

Q. 과총 창립 60주년 기념식은 어떤 행사였나요?

과총 창립 60주년을 맞아 전국 각지에서 과총을 이끌어 오신 관계자분들을 모신 행사였습니다. 지난 60년의 발자취를 돌아보며 함께 축하하고, 앞으로의 미래를 다짐하는 자리였습니다.

과학기술 발전에 기여한 우수논문상 수상자분들도 함께 모셔 그동안의 성과를 축하했습니다. 과학기술 분야 관계자들이 한자리에 모여 의미를 나누는 행사였던 만큼, 참가자분들이 불편함 없이 행사에 집중하실 수 있도록 운영에 신경 썼습니다.

Q. 창립 기념식이나 시상식처럼 격식을 갖춰야 하는 행사는 일반 컨퍼런스와 운영 기준이 다를 것 같습니다. 등록과 현장 운영에서 가장 중요하게 생각하시는 점은 무엇인가요?

기념식이나 시상식은 참석하시는 분들의 연령대와 직책, 행사 성격을 고려해야 합니다. 그래서 무엇보다 정확하고 원활한 등록이 중요합니다.

VIP와 주요 내빈이 참석하는 행사에서는 등록 과정에서 대기가 길어지거나 안내가 혼선되지 않도록 사전에 동선을 꼼꼼하게 설계해야 합니다. 명찰 하나에도 행사의 품격이 드러날 수 있어 디자인과 정보의 정확성까지 세심하게 확인하는 편입니다.

참석자분들이 등록 단계부터 불편함 없이 행사에 참여하시도록 하는 것이 가장 중요하다고 생각합니다.

[사진 : 과총 창립 60주년 기념식]

수기 명찰 대신 명찰출력 솔루션을 선택한 이유

Q. 이전에는 기념식, 시상식 같은 행사에서 명찰과 현장 등록을 어떻게 준비하셨나요? 그 방식에서 반복적으로 겪으신 어려움도 궁금합니다.

기존에는 참가자 명단을 취합한 뒤 명찰을 미리 제작하거나 출력했습니다. 참가자 정보가 바뀌거나 현장 등록자가 추가되면 명단을 다시 확인하고 수정해야 해서 번거로웠습니다.

명찰을 수기로 작성하면 시간이 오래 걸리고, 글씨체나 정보 표기 방식이 일정하지 않아 행사 전체의 통일성을 유지하기 어려웠습니다. 행사 규모가 커질수록 이런 작업이 현장 운영 인력에게 부담이 되기도 했습니다.

Q. 이벤터스 명찰출력 솔루션은 이번에 처음 이용하셨습니다. 검토하실 때 특히 따져 보신 기준은 무엇이었나요?

가장 중요하게 본 부분은 사전 등록자와 현장 등록자 모두에게 빠르고 정확하게 명찰을 발급할 수 있는지였습니다. 참가자 정보를 효율적으로 관리할 수 있는지도 함께 봤습니다.

행사 특성상 참석자 명단을 정확하게 관리해야 했기 때문에 사용 편의성과 현장 적용 가능성을 중점적으로 검토했습니다. 실제 운영에서 복잡한 작업 없이 명찰을 출력할 수 있다는 점도 선택에 긍정적인 영향을 줬습니다.

Q. 명찰 배경용지와 목걸이는 직접 제작하셨습니다. 60주년이라는 의미를 명찰에 어떻게 담으셨는지, 이벤터스 가이드에 맞춰 작업하시면서 어땠는지 궁금합니다.

과총 창립 60주년이라는 상징성이 있는 행사인 만큼 명찰도 일반 행사 명찰과 차별화하고 싶었습니다. 공식적인 분위기와 60주년의 의미가 드러나도록 배경 디자인과 목걸이를 직접 제작했습니다.

이벤터스에서 제공하는 가이드에 맞춰 작업할 수 있어 준비 과정에서 큰 어려움은 없었습니다. 명찰은 참가자가 행사장에서 가장 먼저 접하는 요소 중 하나라서, 기능뿐 아니라 디자인 완성도도 중요하게 생각했습니다.

[사진 : 과총 창립 60주년 기념식]

사전 출력과 현장 출력을 나눈 등록데스크 운영

Q. 참가자 일부는 행사 전날 명찰을 미리 출력하고, 나머지는 현장에서 출력하셨습니다. 이렇게 나누신 이유와 효과가 궁금합니다.

행사 당일 등록데스크에 참가자가 한꺼번에 몰리는 상황을 막기 위해 사전 출력과 현장 출력으로 나눴습니다. 명단이 확정된 참가자는 미리 명찰을 출력해 두고, 이후 추가되거나 변경된 인원은 현장에서 출력했습니다.

덕분에 미리 할 수 있는 업무는 먼저 끝내면서도 현장 상황에 유연하게 대응할 수 있었습니다. 현장 인력이 명찰 작성에 시간을 쓰는 대신 참석자 안내와 응대에 집중할 수 있어 효율적이었습니다.

Q. 행사 당일 등록 흐름은 어땠나요? 현장 등록 참가자 응대 측면에서 체감하신 점도 말씀 부탁드립니다.

명찰을 미리 준비한 참가자는 현장에서 바로 수령했습니다. 추가 등록이나 명단 변경이 필요한 경우에도 현장에서 바로 출력할 수 있어 대응이 수월했습니다.

등록 업무가 체계적으로 진행되면서 현장 운영 인력도 참가자 응대와 안내에 더 집중할 수 있었습니다.

Q. 현장에 이벤터스 오퍼레이터가 파견됐습니다. 오퍼레이터가 있어 대행사 인력 운영이 어떻게 달라졌나요?

이벤터스 오퍼레이터가 함께해 명찰 출력 업무를 더 안정적으로 운영할 수 있었습니다.

대행사는 행사 전체 진행과 참석자 안내 등 신경 쓸 부분이 많습니다. 그런 상황에서 명찰 출력 업무를 전문적으로 지원하는 인력이 있다는 점이 큰 도움이 됐습니다.

[사진 : 과총 창립 60주년 기념식]

격식 있는 행사를 준비하는 주최사와 대행사에 추천하는 이유

Q. 기념식, 시상식 같은 행사를 준비하는 주최사나 대행사에 이벤터스를 추천하신다면 어떤 점을 꼽고 싶으신가요?

기념식이나 시상식처럼 격식과 정확성이 중요한 행사에서는 등록이 원활하게 진행되는 것이 전체 행사 만족도에도 영향을 준다고 생각합니다.

이벤터스 명찰출력 솔루션은 참가자 정보를 기반으로 명찰을 출력할 수 있어, 수기로 작성하거나 일일이 확인하던 번거로움을 줄일 수 있다는 점이 가장 큰 장점입니다.