[구라파랩 X 이벤터스] 엑셀을 통한 참가자 관리에서 전문 솔루션으로, 행사 운영 효율이 달라졌어요.

구라파랩은 브랜드의 전시 기획부터 행사 운영까지 다양한 프로젝트를 진행하고 있습니다. 패션을 비롯해 IT, 바이오, 신소재 등 넓은 스펙트럼을 보유하고 있는데요. 이번 이벤터스 고객 인터뷰는 구라파랩의 유준상 매니저님과 진행했습니다. 

✅호스트명 : 구라파랩

✅행사명 : 제1회 서프콘 바이오 국제 전시회

✅사용한 이벤터스 솔루션 : QR체크인 & 명찰 출력 솔루션

✅도입 이유

• 기존 엑셀 방식이 비효율적이어서, 행사 전문 솔루션이 필요했어요.  

 

Q. 안녕하세요, 담당자님과 주요 업무, 구라파랩(Gurapalab)에 대해 소개 부탁드립니다. 

안녕하세요 구라파랩의 유준상입니다. 구라파랩은 다양한 브랜드의 전시 기획, 행사 운영까지 폭넓은 프로젝트를 수행하며 성장을 돕는 기업인데요. 저는 온라인·오프라인 전시 운영과 글로벌 브랜드 파트너십 관련 업무를 담당하고 있습니다. 

 

Q. 지난 11월에 진행된 제1회 서프콘 바이오 국제전시회의 운영을 담당하셨는데, 전시회에 대해 간략하게 소개 부탁드려요. 

서프콘 바이오 국제전시회는 기존의 접착·코팅·필름 산업 중심의 ‘서프콘 코리아’에서 한 단계 확장된 행사로, 바이오·의약·신소재·바이오 공정 관련 기업들이 한자리에 모여 최신 기술과 산업 인사이트를 공유하는 전시회예요. 산업 간 경계를 허물고 새로운 협업 기회를 만드는 것이 전시회의 핵심 목표입니다. 

첫 회임에도 불구하고 국내외 기업들의 참여가 활발했고, 특히 현장에서 발표된 정책·기술 세션에 대한 반응이 매우 좋았는데요. 참여 기업들의 실제 비즈니스 문의도 많이 이어진 의미 있는 행사였습니다.

 

 

Q. 서프콘 바이오 국제전시회는 기존에 진행되던 서프콘 코리아에 더해, 보다 다양한 인사이트를 제공하기 위해 이번에 처음으로 기획된 전시회로 알고 있어요. 처음인만큼 신경 써야 할 부분도 많으셨을 것 같은데요. 진행 과정에 있어 어려움은 없으셨나요?

네 맞아요. ‘서프콘 코리아’는 몇 해째 진행되고 있었지만, 이번 서프콘 바이오 국제전시회는 첫 행사였기 때문에 신경 써야 할 요소가 더 많았습니다.

특히 바이오 산업 특성상 전문성이 요구되는 영역이 많았기 때문에 각 기관·기업의 발표 주제를 조율하는 과정에서 시간과 공수가 많이 들었고, 행사 운영 역시 등록 시스템부터 현장 데이터 관리까지 처음 시도하는 방식이 많아 실험이 필요했었어요. 

하지만 내부 팀과 파트너사들이 긴밀하게 협업해준 덕분에 첫 행사임에도 안정적으로 마무리할 수 있었습니다.

 

Q. 이번 서프콘 바이오 국제전시회를 비롯해 다양한 전시회를 운영하시면서 노하우가 많이 쌓이셨을 것 같아요. 담당자님이 생각하시는 성공적인 전시회 운영을 위한 필수 요소는 무엇인가요? 

무엇보다 중요한 것은 ‘참가 기업이 실제로 얻어가는 가치’라고 생각합니다. 단순히 부스를 채우고 관람객을 많이 모으는 것을 넘어, 기업이 전시회를 통해 실질적인 비즈니스 성과와 네트워크를 만들 수 있도록 구조를 설계하는 것이 핵심인 것 같아요. 

이를 위해서는 전시회의 콘셉트 명확화, 타깃 산업 설정, 현장 동선·부스 구성, 발표 프로그램의 수준, 그리고 등록 시스템까지 연결되는 운영 효율성이 동시에 갖춰져야 해요. 

결론적으로 참가 기업의 시간을 아끼고, 관람객의 경험을 높이고, 운영팀은 데이터를 명확히 가져가는 것이 성공의 기준이라고 생각합니다.

 

 

Q. 이번에 이벤터스의 실속형 명찰출력 솔루션을 통해 등록 데스크 운영을 하셨어요. 이벤터스를 알게 된 경로와 솔루션을 사용하게 된 계기는 무엇인가요? 

첫 행사였기 때문에 등록 운영의 정확성과 속도가 매우 중요했는데요. 이를 위해 여러 솔루션을 검토하던 중 이벤터스의 명찰출력 기능이 현장 스태프 부담을 크게 줄일 수 있다는 점이 눈에 띄었습니다. 

특히 사전 등록자 데이터 연동과 현장 즉시 발급 흐름이 단순해 내부 운영팀이 빠르게 적응할 수 있다는 점도 선택의 이유였습니다.

 

Q. 이전에는 어떤 방식으로 등록 데스크를 운영 하셨나요? 기존에 사용하시던 업체 혹은 방식에서 불편함을 느끼셨던 부분이 있으셨는지도 궁금합니다.  

기존에는 엑셀로 진행했었어요. 엑셀을 통한 수기 체크와 일반 출력기를 활용해 수동으로 명찰을 발급 하거나, 미리 명찰 준비를 하여 분출했었습니다. 하지만 참석자 수가 많거나 몰릴 경우 대기 시간이 길어지고 현장에서 데이터 오류가 나기도 하고, 참석자들에게 불편함을 주는 경우가 종종 있었습니다. 

운영 인력도 추가적으로 필요했고, 현장 기록을 정리하는 데에도 많은 시간이 들었어요. 이러한 방식은 작은 행사에서도 반복적으로 비효율이 발생해 개선이 필요하다고 느끼고 있었습니다.

 

 

Q. 솔루션을 사용하시면서 가장 만족하셨던 부분은 어떤 부분인지 궁금합니다. 

가장 큰 장점은 ‘운영 인력과 시간이 즉시 줄어든다’는 점이에요. 명찰 출력이 자동화되면서 등록 데스크의 혼잡도가 크게 줄었고, 스태프 교육이 거의 필요 없었습니다. 

또한 전체 관람객 수, 시간대 별 유입, 등록자 대비 실제 방문 비율 등 데이터를 한 번에 확인할 수 있어 전시회 이후 분석 작업까지 훨씬 효율적이었습니다.

또 솔루션 관련 문제가 생겼을 때, 이벤터스 담당자를 통해 문제를 바로 해결할 수 있어 편했습니다.

 

Q. 이번에 담당하신 전시회는 비교적 큰 규모의 전시회는 아니라고 알고 있어요. 사실 이벤터스는 행사 등록 데스크 운영을 위한 솔루션을 제공하는 입장에서, 더 많은 분들이 솔루션을 통해 운영 효율을 높이셨으면 하는 바람이 있는데요. 비교적 규모가 적은 행사에서는 “꼭 써야 하나?”라고 생각하시는 분들도 많을 거라고 생각해요. 사용해 보신 입장에서, 작은 규모의 행사에서도 솔루션 사용을 추천하시나요?  

네. 오히려 작은 규모일수록 운영 인력이 제한적이기 때문에 시스템이 안정적으로 잡혀 있으면 운영 효율이 크게 오른다고 생각해요. 

특히 명찰 출력, 현장 체크인, 방문자 기록 등은 규모와 상관없이 필요한 기본 기능이기 때문에 솔루션을 통해 운영 프로세스를 표준화하면 반복되는 행사에서 효율을 크게 높일 수 있습니다.

행사는 다른 부분도 신경 써야 할 게 많은데, 솔루션을 통해 리소스를 많이 절감할 수 있거든요. 사실 솔루션을 이용해 본 이후로는 솔루션 사용은 필수라고 생각하고 있습니다.    

 

 

Q. 마지막으로, 앞으로의 행사 계획에 대해 말씀해 주시면 감사하겠습니다.  

서프콘 바이오 국제전시회는 첫 회 성과를 바탕으로 내용과 규모를 점차 확장해 나갈 계획입니다. 동시에 구라파랩은 기존에 강점이 있는 패션 분야 전시를 더욱 강화 하려고 하는데요.

해외 브랜드 팝업, 시즌별 패션 전시, B2B·B2C 연계 행사 등 다양한 형태의 프로젝트를 확대하고 있으며, 패션과 소재·라이프스타일을 연결하는 새로운 전시 모델도 준비 중입니다. 

앞으로는 두 분야 모두에서 실질적인 비즈니스 기회를 만들 수 있는 전시 운영에 집중할 예정입니다.