[한국과학기술단체총연합회 X 이벤터스] 이벤트테크 솔루션 이용부터 전문 인력의 현장 지원까지, 한 번에 진행했어요.

한국과학기술단체총연합회는 과학 기술 단체 육성과 과학 기술인의 사회 참여 확대를 위한 다양한 활동을 진행하고 있습니다. 특히, 정기총회는 과총의 실적과 결산 사항 보고를 비롯해 조직 내 의사 결정을 위한 중요한 행사인데요. 이번 인터뷰는 정기총회 운영을 담당하고 있는 이정민 선임 행정원님과 함께했습니다.

✅호스트명 : 한국과학기술단체총연합회(과총)

✅행사명 : 과총 제61회 정기총회

✅사용한 이벤터스 서비스 : QR코드 체크인/명찰 출력 + 전문 오퍼레이터 파견

✅사용 이유

• 현장 운영 효율을 높이기 위한 솔루션과 전문 인력이 모두 필요한 상황이었어요. 

Q. 안녕하세요, 한국과학기술단체총연합회(이하 과총)와 담당자님에 대해 간략한 소개 부탁드립니다.

안녕하세요 한국과학기술단체총연합회(이하 과총)의 이정민 매니저입니다. 과총은 과학 기술 단체를 육성하고 과학 기술인의 사회 참여 확대 및 역할 강화를 위해 설립된 기관이에요. 저는 기획 예산부에서 이사회, 정기총회 같은 주요 회의체 업무를 주로 담당하고 있습니다. 

Q. 이번에 진행하신 과총 제61회 정기총회는 어떤 행사인가요? 

이름을 보고 바로 아셨겠지만, 정기총회는 과총에서 회원 단체와 임원을 대상으로 정기적으로 주최하는 행사예요. 주로 전년도 사업 실적 및 결산 사항을 보고하는 자리인데요. 

이번 제 61회 정기총회에서는 26년도 사업 계획과 예산을 보고하고, 3월부터 3년 간 과총 운영을 맡아주실 임원을 선출했습니다. 

Q. 정기적으로 진행하는 행사이고, 매번 참석하시는 분들도 다르기에 신경 써야 할 부분이 많았을 것 같아요. 행사를 준비하시면서 가장 중요하게 생각했던 포인트는 무엇인가요? 

정기총회는 과총의 최고 의사 결정 회의로 회원과 임원의 의사 결정을 반영하는 회의예요. 그래서 참석하시는 분들에게 회의 관련 내용들을 전달하고,  참석자 관리와 인원 집계를 신속하고 정확하게 진행하는 게 중요해요.

또 다들 바쁜 시간을 내서 참석하시는 회의인데, 불편을 드릴 수는 없잖아요. 그래서 행사 현장에서 안내와 등록, 회의 참석까지 불편한 상황이 발생하지 않도록 신경을 많이 썼어요. 이 부분에서 이벤터스 도움을 많이 받았습니다. 

Q. 이번 행사에서 이벤터스의 명찰출력 솔루션과 현장 오퍼레이터 파견 서비스를 이용하셨어요. 이벤터스를 어떤 경로로 알게 되셨나요? 

부서에서 기존에 업무를 담당하시던 분들에게 추천을 받았습니다. 검색을 해보니 행사와 관련해서 다양한 레퍼런스를 보유하고 있다는 점에서 신뢰도가 생겼어요. 

Q. 혹시 이벤터스 솔루션 사용 전, 명찰 출력과 같은 이벤트테크 솔루션을 사용해 본 적 있으신가요? 사용해 보신 적이 있으시다면 이전의 경험은 어떠셨는지, 없으시다면 솔루션 사용을 결심한 계기가 무엇인지 궁금합니다. 

현재 근무하는 부서로 오고나서 100명 이상 회의는 처음 담당해 봤는데요. 이전 부서에서 한번 이용해 본 경험은 있습니다. 운영 측면에서 리소스를 많이 줄일 수 있어서 효율적인 방식이라고 생각하고 있었어요.

Q. 이벤터스 솔루션 사용 경험에 대해 여쭤보고 싶은데요. 도입 문의부터 본격적인 세팅, 이벤터스 담당자와의 소통 등 전체적인 준비 과정에서 어려움은 없으셨나요? 

설정부터 참가자 등록까지 편리하게 진행할 수 있었습니다. 사실, 다른 업무로 바쁜 상황이어서 매뉴얼을 차근차근 보면서 이용을 익히기가 쉽지는 않았는데요. 

이 부분은 이벤터스 담당 매니저님과 소통하면서 어느 정도 해소할 수 있었던 것 같습니다. 전반적으로 큰 문제 없이 이용할 수 있었어요. 

Q. 솔루션을 사용하며 가장 마음에 들었던 부분은 어떤 부분이었는지 궁금합니다. 

위에서 말씀 드렸듯, 매니저님과 소통이 원활하게 이뤄졌다는 점이 가장 마음에 드는 부분이었어요. 세팅을 비롯해서 현장 지원까지 서포트 해주셔서, 행사를 편하게 운영할 수 있었습니다. 

Q. 현장 운영은 어떠셨나요? 이번에 이벤터스 오퍼레이터와 함께 하셨는데, 솔루션 현장 운영 후기가 궁금합니다. 

현장에서 미등록자가 오시는 경우가 생각보다 꽤 잦았어요. 예상하지 못했던 부분이었는데, 이벤터스 오퍼레이터분이 순발력 있게 잘 대응해 주셨습니다. 

그리고 등록데스크 운영 전반을 함께 도와주셔서 든든했던 것 같아요. 현장에서 QR코드 체크인을 경험해 보시고, 업체가 어디인지 문의하는 분들도 계셨어요. 

Q. 이번 솔루션 사용 경험에 비춰보았을 때, 어떤 행사에 이벤터스 솔루션을 사용하면 좋을 것 같다고 생각하시나요? 

참석자 인원을 정확하게 집계해야 하는 중요한 행사나 대형 행사에 사용하면 좋을 것 같아요. 등록데스크는 참석자가 마주하는 행사의 첫 인상이니까, 이벤터스 솔루션이 긍정적인 첫 인상을 만드는 데 큰 도움이 될 거라고 생각합니다. 

Q. 마지막으로, 과총의 앞으로의 행사 계획해 대해 소개 부탁드립니다.

앞으로도 주기적으로 정기총회를 진행할 예정이에요. 우선 5~6월 중 진행이 예정돼 있고, 11월~12월에는 이사회와 내년도 정기 총회를 진행할 예정입니다.