행사 모객부터 운영까지, 올인원 행사 서비스를 제공하는 이벤트 플랫폼 이벤터스 입니다. 행사를 준비하면서 가장 힘든 부분은 무엇인가요? 많은 행사 담당자는 한정된 시간과 예산을 어떻게 효과적으로 활용할까? 에 대해 고민이 있을 것 이라고 생각합니다. 행사 운영에 필요한 업무 참가자 등록, 명찰 출력, 프로그램 운영, 데이터 관리 등 모든 과정이 시간과 비용이 소모 되는 일이 많기 때문이죠.
이번 글에서는 이벤터스 행사 솔루션 도입 전과 후를 비교하여, 행사 리소스를 절감할 수 있는 방법을 소개합니다.
📌 콘텐츠 3줄 요약
- 이벤터스로 행사 운영 리소스를 절감하는 방법을 살펴보세요.
- 행사 솔루션 도입 전과 후를 비교할 수 있어요.
- 실제 솔루션 활용 사례로 효과를 체험할 수 있어요
행사 운영 자동화가 뭐예요?
말 그대로 행사를 준비하고 진행하는 모든 과정을 컴퓨터 프로그램과 기술을 이용해 더 쉽고 빠르게 처리하는 것을 말해요. 쉽게 말해, 사람이 일일이 손으로 하던 일을 자동으로 해주는 시스템이에요.
이벤터스로 뭘 할 수 있나요?
이벤터스는 행사 운영 자동화를 실현하기 위한 대표적인 플랫폼 중 하나로, 많은 기관과 기업에서 성공적인 행사를 기획하고 운영하는데 활용하고 있어요.
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✅ 행사 전
- 이벤터스에서 행사 페이지를 개설하여 쉽게 참가자 모객을 할 수 있어요.
- 참가자에게 행사 안내 문자와 메일을 발송할 수 있어요.
✅ 행사 중
- QR 출석체크와 동시에 출력되는 행사 명찰로 쉽고 빠르게 행사장에 입장 시킬 수 있어요.
- 질의응답, 경품추첨, 실시간 채팅 등 행사에 필요한 다양한 기능을 사용할 수 있어요.
✅ 행사 후
- 통계 대시보드에서 제공하는 다양한 데이터를 통해 행사 성과를 손쉽게 분석할 수 있어요.
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효율적인 행사 운영을 위한 솔루션 추천
이벤터스 솔루션을 이용한다면 행사의 모든 과정을 간소화 할 수 있어요. 어떤 행사 솔루션이 있는지 간략히 소개해드릴게요.
QR출석체크와 동시에 출력되는 행사 명찰
QR코드를 통해 참가자가 행사장에 도착하자마자 출석체크와 명찰 출력을 동시에 진행할 수 있어요.
- 참가자는 별도의 대기 시간 없이 빠르고 간편하게 입장할 수 있어, 행사에 긍정적인 첫인상을 남길 수 있어요.
- 즉석 출력되는 명찰은 깔끔하고 전문적인 이미지를 제공하며, 참가자 관리도 용이해요.
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오프라인 세션/기능 입장 참가자 화면
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실시간 채팅 기능 참가자 화면
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경품추첨, 질의응답, 실시간 채팅, 설문조사 등 인터랙션 기능을 통해 참가자의 행사 참여도와 몰입감을 높일 수 있어요.
- 세션으로 입장하는 과정을 디지털화하여 현장에서의 업무를 간소화 할 수 있어요.
스마트폰 하나로 쉽게 참여할 수 있는 스탬프 투어
QR스캔으로 진행할 수 있는 모바일 스탬프 투어로 따로 인쇄물을 제작하지 않고도 운영할 수 있어요.
- 적립된 스탬프를 실시간으로 확인할 수 있어 매끄럽게 스탬프 투어를 진행할 수 있어요.
솔루션 도입, 얼마나 리소스를 절감할 수 있을까요? (*참가자 100명 기준)
1. 참가자 등록 및 데이터 관리
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😥 솔루션 도입 전
- 참가자를 등록하기 위해 구글폼 등과 같은 신청 폼을 활용하여 행사 신청을 받아요.
- 참가자 정보가 모이게 된다면 엑셀로 다시 일일이 정리해야 해야해요.
- 데이터 입력을 실수하거나, 수정 사항이 발생하게 된다면 추가 작업이 필요해요.
😊 솔루션 도입 후
- 참가자 등록부터 데이터 관리까지 자동화되어 평균 2시간 소요되던 작업을 ▶ 30분 이내로 단축할 수 있어요.
- 수정 사항도 실시간으로 반영되어 데이터 오류와 반복 작업을 줄일 수 있어요.
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2. 명찰 제작
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😥 솔루션 도입 전
- 외주로 명찰을 제작을 의뢰하거나 직접 출력하려면 사전 작업이 많아요.
- 참가자 명단이 변경되면 재작업이 필요하고, 추가 비용이 발생해요.
😊 솔루션 도입 후
- 이벤터스에서 대여한 명찰출력 기기와 노트북만으로 현장에서 실시간 명찰 출력 가능해졌어요.
- 명찰 외주제작 시 평균 7일 소요되던 작업을 ▶ 당일에 실시간으로 출력할 수 있어요.
- 새로운 명단을 업로드하거나, 수정되어도 업데이트 된 정보로 명찰을 출력할 수 있어요.
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3. 참가자 현장 출석 체크
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😥 솔루션 도입 전
- 수작업으로 명단을 대조하며 체크인을 진행하여 대규모 행사의 경우 시간이 오래 걸려요.
- 참가자 대기 시간이 길어지고, 현장이 혼잡해질 가능성이 높아요.
😊 솔루션 도입 후
- QR코드 체크인 기능으로 참가자 1명당 체크인 시간이 30초에서 ▶ 5초로 단축되었어요.
- 500명 기준 체크인 시간은 약 평균 2시간에서 ▶ 40분으로 감소했어요.
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실제 사례로 보는 이벤터스 솔루션 효과
200명 참가자 규모의 행사 사례를 통해 실제로 어떤 효과가 있었는지 살펴 볼까요? 👀
🔻 솔루션 효과
| 항목 |
솔루션 도입 전 |
솔루션 도입 후 |
효과 (절감율) |
| 명찰 준비 기간 |
7일 |
당일 출력 |
약 85% 단축 |
| 출석체크 소요 시간 |
1~2시간 |
20분 |
약 80% 단축 |
| 행사 운영 인력 |
3~5명 |
1~2명 |
약 50% 절감 |