December 22, 2025

대기 줄 없는 행사 등록 데스크 운영 방법

By 솔루션사업팀 · 3 minute read

대기 줄 없는 행사 등록데스크 운영 가이드: 현장 등록과 명찰 출력까지 한 번에

등록 데스크 운영, 현장 등록과 명찰 출력까지 한 번에

행사 현장에서 참가자에게 가장 먼저 인상을 남기는 곳은 어디일까요? 바로 등록 데스크입니다.
대기 줄이 길어지거나 체크인 과정이 지연되면, 참가자 경험은 물론 행사 전체의 흐름에도 영향을 줄 수 밖에 없어요.

이럴 때 유용한 행사 솔루션인, 이벤터스 명찰출력 기능!
누구나 간편하게 운영할 수 있어 현장 부담은 줄이고, 참가자 응대는 훨씬 매끄러워집니다.

지금부터, 명찰이 필요한 행사의 등록 데스크 운영 가이드를 단계별로 소개해 드릴게요.

사전 준비 이렇게 따라해 보세요

STEP 1. 참가자 명단 정리 및 업로드

1️⃣ 사전에 수집이 필요한 참가자 정보를 구성해요.

수집 정보 예시: 이름 / 이메일 / 휴대 전화번호 / 소속 / 부서/ 직함 / 성별 / 나이

TIP. 명찰 레이아웃을 미리 고려하고 수집 정보를 구성 하는 것이 좋아요.

2️⃣ 참가자 명단 관리에 유용한 툴을 활용해요.

참가자 명단을 잘 정리해두면 등록 데스크 운영이 훨씬 수월해집니다.
신청부터 출석 체크, 사후 피드백까지 단계별로 연동이 가능하도록, 목적에 맞는 툴을 선택해보세요.

🔎 이벤터스 (Event-us)

행사 참가자 모집, 신청, 등록, QR 체크인, 명찰 출력까지 한 번에 관리할 수 있는 올인원 행사 플랫폼이에요.

무료 행사 개설 및 모집 가능
현장 운영 시 참가자 명단 자동 연동
실시간 출석 현황 확인 가능
문자/알림톡 발송 기능으로 행사 전 안내도 손쉽게 가능

👉 행사 참가자 모집, 홍보, 현장 등록 데스크 운영까지 한 번에 진행하고 싶다면 이벤터스로 시작해보세요

🔎 노션 (Notion)

최근 업데이트로 노션에서도 행사 소개 페이지를 제작할 수 있고, 외부 폼 도구와 연동해 참가자 명단 관리까지 가능해졌어요.

행사 안내 페이지 템플릿으로 일정, 장소, 연사 소개 등을 정리
신청 폼(Tally, Typeform 등) 삽입 ➡ 입력값을 노션에서 자동 정리
팀원들과 실시간 협업 가능 (예: 담당자 배정, 체크리스트 등)

👉 행사 소개, 신청 접수, 정보 공유를 한 페이지로 깔끔하게 만들고 싶다면 노션이 제격이에요

🔎 구글 폼 (Google Form)

가장 보편적이고 무료로 사용 가능한 신청/명단 관리 툴로, 간단한 행사나 내부 모임에서 특히 유용해요.

신청폼 만들기 쉬움 (조건부 질문, 다국어 대응 가능)
응답 내용은 스프레드시트에 자동 저장
구글 앱스 스크립트로 문자 발송이나 자동 회신 기능도 가능

👉 별도 플랫폼 없이 자체 신청과 명단 관리가 필요한 경우에 구글폼이 적합해요

STEP 2. 등록 데스크 운영 장비 세팅 리허설

행사 당일 혼선을 줄이기 위해, 장비 세팅과 운영 리허설은 꼭 사전에 점검해 주세요!
기기 연결 오류나 프린터 문제 등은 행사 당일 큰 민원으로 작용할 수 있으니 미리 점검하는 것이 중요합니다.

등록데스크 운영에 필요한 장비 체크리스트

항목	비고
노트북	참가자 출석 확인, 현장 등록, 명찰 출력 프로그램 실행용
명찰 프린터기	라벨지 전용 프린터 또는 일반 프린터 사용 가능 (용지 사이즈 확인 필수)
QR 스캐너	유선(USB) 또는 무선(Bluetooth) 스캐너, 운영 시스템과 호환 여부 사전 확인
출력용 라벨지	프린터와 호환되는 라벨지 사용
명찰 배경지	라벨지 부착할 배경 용지
목걸이 줄	명찰 착용용 소모품, 현장 수량 대비 여유 있게 준비
멀티탭 / 연장선	기기 전원 연결용, 콘센트 위치에 따라 필수 준비품
백업용 장비	비상 상황 대비용 예비 노트북, 프린터, 라벨지 등을 1세트 이상 준비 권장

🔻 '이벤터스 명찰출력 솔루션'에서 제공하고 있는 패키지에요. 장비부터 소모품까지 한 번에 받아보세요

등록데스크 운영 장비 구성: 노트북, 명찰 프린터, QR 스캐너, 라벨지, 배경용지, 클립형 목걸이 줄

1. 노트북

2. 명찰 프린터기 / USB 케이블&전원 어댑터

3. QR 스캐너

4. 출력용지 (라벨지)

5. 배경용지

6. 클립형 목걸이 줄

이벤터스 명찰 출력 솔루션 기기 세팅 방법

1️⃣ 노트북과 프린터를 USB 케이블로 연결해 주세요.

2️⃣ 전원 어댑터 연결 후 프린트 후면의 전원을 켜주세요.

3️⃣ 노트북 전원을 키고 정상적으로 작동되는지 확인해 주세요.

STEP 3. 참가자 현장 등록을 위한 안내 배너 제작

현장 등록이 필요한 참가자를 위해 직관적인 안내 배너를 사전에 준비해 주세요.
등록 동선과 절차를 한눈에 파악할 수 있도록 안내문을 배치하면, 현장 스태프의 부담도 줄이고 참가자 흐름도 훨씬 매끄러워집니다.

📝 배너에 포함하면 좋은 안내 내용

"현장 등록 안내" 문구
QR코드 스캔 ➡ 참가자 등록 페이지 연결
정보 입력 후 확인 방법 (예: “QR코드를 저장해주세요”)
등록 완료 후 명찰 수령 위치 안내
문의 시 스태프에게 요청하세요 문구 추가

📌 안내 배너 제작 방법

디자인 툴 추천: 파워포인트(PPT), 캔바(Canva), 미리캔버스 등
형식: 세로형 배너(A3~롤배너), 테이블 위 A4 안내판 등
배치 위치: 등록 데스크 앞, 입구 근처, 대기 동선 시작 지점

🔻 이벤터스 명찰출력 솔루션은 현장 등록 QR코드를 자동으로 발급 받을 수 있어요

📋 템플릿 제작 권장 가이드 (다운로드)

현장 등록 안내 배너 예시: QR코드로 등록 페이지에 접속해 정보를 입력하도록 안내

템플릿 활용 예시 사진

STEP 4. 행사 입장 안내 문자 및 이메일 발송

행사 전 참가자에게 입장 안내 메시지를 보내는 것은 매우 중요합니다.
안내 메시지를 통해 등록 동선과 준비 사항을 사전에 전달하면, 현장의 혼잡을 줄이고 참가자의 만족도를 높일 수 있어요.

✉️ 발송 채널 예시

문자 메시지(SMS)
카카오 알림톡
이메일

📌 안내 메시지에 포함하면 좋은 내용

행사명 및 일정 (날짜/시간)
행사 장소 및 오시는 길
등록 위치 및 동선 안내
출석용 QR코드 또는 명찰 수령 방법
유의사항 (지참물, 복장, 식사 여부 등)
문의처 (행사 운영팀 연락처 등)

🔻 이벤터스에서는 문자 템플릿을 활용하여 행사 정보, 참가 안내, 입장 QR코드를 안내할 수 있어요

행사 입장 안내 문자 템플릿 작성 화면: 행사 정보와 입장 QR코드 링크를 포함해 발송

등록 데스크는 행사 시작 전 ‘첫 5분’을 결정하는 곳입니다.

줄이 길어지는 이유는 대부분 “명단이 정리되지 않았거나”, “장비/동선 안내가 부족했거나”, “사전 안내가 미흡했거나” 셋 중 하나에서 생겨요.

오늘 소개한 4단계(명단 업로드–장비 리허설–현장 등록 안내 배너–입장 안내 메시지)를 체크리스트처럼 적용해 보세요.
현장 스태프는 ‘확인/출력’에만 집중할 수 있고, 참가자는 기다림 없이 자연스럽게 입장 흐름을 따라오게 됩니다.

이 과정을 자동화하고 싶다면, 이벤터스를 활용해 보세요. 신청·명단·체크인·명찰 출력이 자동으로 연동되어 등록 데스크 리소스를 크게 줄이고, 현장 운영은 훨씬 매끄러워집니다.

🔻 이벤터스 행사 솔루션으로 등록 데스크 운영 리소스를 줄여보세요