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👀 등록 데스크 운영, 현장 등록과 명찰 출력까지 한 번에!
행사 현장에서 참가자에게 가장 먼저 인상을 남기는 곳은 어디일까요? 바로 등록 데스크입니다.
대기 줄이 길어지거나 체크인 과정이 지연되면, 참가자 경험은 물론 행사 전체의 흐름에도 영향을 줄 수 밖에 없어요.
이럴 때 유용한 행사 솔루션인, 이벤터스 명찰출력 기능!
누구나 간편하게 운영할 수 있어 현장 부담은 줄이고, 참가자 응대는 훨씬 매끄러워집니다.
지금부터, 명찰이 필요한 행사의 등록 데스크 운영 가이드를 단계별로 소개해 드릴게요.
✅ 사전 준비 단계
참가자 명단 정리 및 업로드
1️⃣ 사전에 수집이 필요한 참가자 정보를 구성해요.
[수집 정보 예시] 이름 / 이메일 / 휴대전화번호 / 소속 / 부서/ 직함 / 성별 / 나이
TIP💡 명찰 레이아웃을 미리 고려하고 수집 정보를 구성 하는 것이 좋아요.
2️⃣ 참가자 명단 관리에 유용한 툴을 활용해요.
참가자 명단을 잘 정리해두면 등록 데스크 운영이 훨씬 수월해집니다.
신청부터 출석 체크, 사후 피드백까지 단계별로 연동이 가능하도록, 목적에 맞는 툴을 선택해보세요!
🔎 이벤터스 (Event-us)
행사 참가자 모집, 신청, 등록, QR 체크인, 명찰 출력까지 한 번에 관리할 수 있는 올인원 행사 플랫폼이에요.
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무료 행사 개설 및 모집 가능
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현장 운영 시 참가잠 명단 자동 연동
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실시간 출석 현황 확인 가능
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문자/알림톡 발송 기능으로 행사 전 안내도 손쉽게 가능
✅ 행사 참가자 모집, 홍보, 현장 등록 데스크 운영까지 한 번에 진행하고 싶다면 이벤터스로 시작해보세요!
🔎 노션 (Notion)
최근 업데이트로 노션에서도 행사 소개 페이지를 제작할 수 있고, 외부 폼 도구와 연동해 참가자 명단 관리까지 가능해졌어요.
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행사 안내 페이지 템플릿으로 일정, 장소, 연사 소개 등을 정리
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신청 폼(Tally, Typeform 등) 삽입 ➡ 입력값을 노션에서 자동 정리
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팀원들과 실시간 협업 가능 (예: 담당자 배정, 체크리스트 등)
✅ 행사 소개, 신청 접수, 정보 공유를 한 페이지로 깔끔하게 만들고 싶다면 노션이 제격이에요!
🔎 구글 폼 (Google Form)
가장 보편적이고 무료로 사용 가능한 신청/명단 관리 툴로, 간단한 행사나 내부 모임에서 특히 유용해요.
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신청폼 만들기 쉬움 (조건부 질문, 다국어 대응 가능)
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응답 내용은 스프레드시트에 자동 저장
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구글 앱스 스크립트로 문자 발송이나 자동 회신 기능도 가능
✅ 별도 플랫폼 없이 자체 신청과 명단 관리가 필요한 경우에 적합해요!
등록 데스크 운영 장비 세팅 리허설
행사 당일 혼선을 줄이기 위해, 장비 세팅과 운영 리허설은 꼭 사전에 점검해 주세요!
기기 연결 오류나 프린터 문제 등은 행사 당일 큰 민원으로 작용할 수 있으니 미리 점검하는 것이 중요합니다.
1️⃣ 등록데스크 운영에 필요한 장비 체크리스트
| 항목 | 비고 |
|---|---|
| 노트북 | 참가자 출석 확인, 현장 등록, 명찰 출력 프로그램 실행용 |
| 명찰 프린터기 | 라벨지 전용 프린터 또는 일반 프린터 사용 가능 (용지 사이즈 확인 필수) |
| QR 스캐너 | 유선(USB) 또는 무선(Bluetooth) 스캐너, 운영 시스템과 호환 여부 사전 확인 |
| 출력용 라벨지 | 프린터와 호환되는 라벨지 사용 |
| 명찰 배경지 | 라벨지 부착할 배경 용지 |
| 목걸이 줄 | 명찰 착용용 소모품, 현장 수량 대비 여유 있게 준비 |
| 멀티탭 / 연장선 | 기기 전원 연결용, 콘센트 위치에 따라 필수 준비품 |
| 백업용 장비 | 비상 상황 대비용 예비 노트북, 프린터, 라벨지 등을 1세트 이상 준비 권장 |
💡 이벤터스 명찰출력 솔루션에서 제공하고 있는 패키지에요. 장비부터 소모품까지 한번에 받아보세요!
1. 노트북
2. 명찰 프린터기 / USB 케이블&전원 어댑터
3. QR 스캐너
4. 출력용지 (라벨지)
5. 배경용지
6. 클립형 목걸이 줄
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1️⃣ 노트북과 프린터를 USB 케이블로 연결해 주세요. 2️⃣ 전원 어댑터 연결 후 프린트 후면의 전원을 켜주세요. 3️⃣ 노트북 전원을 키고 정상적으로 작동되는지 확인해 주세요.
🎇 행사장 네트워크 환경 체크
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참가자 현장 등록을 위한 안내 배너 제작
현장 등록이 필요한 참가자를 위해 직관적인 안내 배너를 사전에 준비해 주세요.
등록 동선과 절차를 한눈에 파악할 수 있도록 안내문을 배치하면, 현장 스태프의 부담도 줄이고 참가자 흐름도 훨씬 매끄러워집니다.
📝 배너에 포함하면 좋은 안내 내용
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"현장 등록 안내" 문구
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QR코드 스캔 ➡ 등록 페이지 연결
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정보 입력 후 확인 방법 (예: “QR코드를 저장해주세요”)
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등록 완료 후 명찰 수령 위치 안내
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문의 시 스태프에게 요청하세요 문구 추가
📌 안내 배너 제작 방법
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디자인 툴 추천: 파워포인트(PPT), 캔바(Canva), 미리캔버스 등
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형식: 세로형 배너(A3~롤배너), 테이블 위 A4 안내판 등
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배치 위치: 등록 데스크 앞, 입구 근처, 대기 동선 시작 지점
💡 이벤터스 명찰출력 솔루션을 이용 중이 신가요? 템플릿을 활용해 보세요!
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📌 현장 등록 템플릿 (PPT) - 템플릿 제작 권장 가이드 (다운로드)
템플릿 활용 예시 사진 |
1. 진행 예정 행사 대시보드 입장 |
행사 입장 안내 문자 및 이메일 발송
행사 전 참가자에게 입장 안내 메시지를 보내는 것은 매우 중요합니다.
안내 메시지를 통해 등록 동선과 준비 사항을 사전에 전달하면, 현장의 혼잡을 줄이고 참가자의 만족도를 높일 수 있어요.
✉️ 발송 채널 예시
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문자 메시지(SMS)
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카카오 알림톡
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이메일
📌 안내 메시지에 포함하면 좋은 내용
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행사명 및 일정 (날짜/시간)
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행사 장소 및 오시는 길
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등록 위치 및 동선 안내
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출석용 QR코드 또는 명찰 수령 방법
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유의사항 (지참물, 복장, 식사 여부 등)
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문의처 (행사 운영팀 연락처 등)
💡 이벤터스에서는 문자 템플릿을 활용하여 행사 정보, 참가 안내, 출석용 QR코드 등을 안내할 수 있어요.
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- 이벤터스 홈 ➡ 호스트센터 ➡ 개설행사 ➡ 왼쪽 대시보드 문자/이메일 ➡ 문자 전송 ➡ 문자 및 알림톡 선택
✅ 현장 운영 단계
등록 데스크 운영 페이지 접속
행사 당일에는 사전 리허설한 대로 등록 데스크 장비를 빠르게 세팅해 주세요.
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노트북 및 프린터 전원, 네트워크 연결 확인
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QR 스캐너와 프린터 연결 상태 점검
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이벤터스 로그인
🔺 다른 창이 떠 있을 경우, QR코드 인식이 되지 않습니다.
현장 등록 참가자 대응
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참가자 출석 현황 실시간 관리
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이벤터스 운영 페이지에서 실시간 출석 현황을 즉시 확인할 수 있어, 노쇼 파악이나 인원 관리에 유용합니다.
- 필요한 경우, 참가자 정보 검색 및 체크인 이력 확인도 즉시 가능합니다.
💡 등록 데스크 대기 줄이 길어질 경우 이렇게 해보세요
행사 '사전 등록 참가자'와 '현장 등록 참가자'를 구분하여 운영하는 것을 추천드려요.
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🔻 이벤터스 행사 솔루션으로 등록 데스크 운영 리소스를 줄여보세요
